Kā novērst krāpšanu un darbinieku zādzības jūsu uzņēmumā - politika un plāni

Lai gan jums var šķist, ka krāpnieki ir rūdīti noziedznieki, kuri pāriet no darba uz darbu, žurnāls “Grāmatvedība” ziņo, ka lielākā daļa personu, kas izdara krāpšanu darba vietā, ir likumpārkāpēji, kas pirmo reizi izdarījuši pārkāpumus. Arī ļoti nedaudzi krāpnieki veic darbu ar nolūku izkrāpt biznesu.

Tas nozīmē, ka ar rūpīgu iznomāšanas praksi un rūpīgu iepriekšējās darbības pārbaudi nepietiek, lai novērstu krāpšanu jūsu uzņēmumā. Tomēr ir daži faktori, kas indivīdam rada lielāku iespēju izdarīt krāpšanu.

Sertificēto krāpšanas ekspertu asociācija apgalvo, ka ir trīs elementi, kas parasti ir spēkā, kad notiek krāpšana. Pirmkārt, persona, kas izdara krāpšanu, izjūt finansiālu spiedienu - lieli parādi, devīgs dzīvesveids, ģimenes locekļi ar finansiālām problēmām un atkarības no azartspēlēm ir visi iespējamie spiediena avoti..

Otrkārt, indivīdam ir nepieciešams veids, kā racionalizēt krāpšanu. Iekšējais monologs “Man netiek maksāts pietiekami”, “Es strādāju daudz vairāk, nekā to dara boss”, “Uzņēmums to nekad nepalaidīs garām” un “Es to esmu pelnījis” - tas viss palīdz cilvēkam attaisnot neētisku rīcību..

Visbeidzot, indivīdiem ir vajadzīga iespēja veikt krāpšanu. Kaut arī jūs kā uzņēmuma īpašnieks ne vienmēr varat ietekmēt indivīda finansiālo stāvokli vai attieksmi, jūs varat ietekmēt iespēju faktoru, izmantojot pārbaudes un atlikumus un atbilstošu iekšējo kontroli..

Izplatītākie krāpšanas veidi

1. Aktīvu nelikumīga piesavināšanās

Saskaņā ar Sertificēto krāpšanas ekspertu asociācijas datiem aktīvu piesavināšanās ir visizplatītākais krāpšanas veids, kas notiek mazos uzņēmumos. Aktīvu piesavināšanās notiek, ja darbinieks vai darbuzņēmējs izstrādā shēmu, lai nozagtu vai ļaunprātīgi izmantotu uzņēmuma resursus, piemēram, skaidru naudu vai krājumus.

Rūpīgi pievērsiet uzmanību tam, kā jūsu bizness iekasē skaidru naudu no klientiem. Ja īstie pasākumi netiek veikti, indivīds var pārtvert skaidru naudu un paslēpt to no īpašnieka.

2. Pārklāšana

Skimšana, kas ir populārs naudas nozagšanas veids, ietver ienākošā maksājuma nozagšanu, pirms to var pilnībā ierakstīt uzņēmuma finanšu dokumentos. Piemēram, sakiet, ka klients vēlas iegādāties produktu ķieģeļu un javas veikalā. Pārdomāts pārdošanas darbinieks varēja pieņemt samaksu par precēm, bet iekasēt skaidru naudu, nevis reģistrēt darījumu.

Izmantojot samazināšanu, darbinieks var reģistrēt tikai daļu no maksājuma - piemēram, reģistrēt tikai USD 50, kas samaksāts, kad tika piešķirti 100 USD -, vai arī neierakstīt maksājumu kopumā. Tā kā pārdošanas darījums netiek reģistrēts, netiek atjaunināts arī veikala krājums. Tas nozīmē, ka faktiskais uzņēmuma inventārs patiesībā būs mazāks nekā tas, kas atspoguļots grāmatvedības reģistros.

Ne tikai darījumi ar personām ir pakļauti niecīgam darījumam. Grāmatvedības vai biroja darbinieks, kurš saņem klientu maksājumus, ienākošo skaidru naudu var arī iebāzt kabatā. Pēc tam darbinieks var viltot kredītvēstuli vai norakstīt kontu kā neatgūstamu, lai bizness nepamanītu, ka maksājums ir pazudis.

Sarežģīta, bet diezgan izplatīta debitoru parādu krāpšana ietver klientu maksājumu novilcināšanu. Atšifrēšanas shēmā grāmatvedis vai grāmatvedis iekasē skaidras naudas maksājumu, ko klients veic šī klienta kontā. Lai segtu trūkumu, grāmatvedis pirmā klienta kontā izmanto maksājumu, kas saņemts no otra klienta. Ja otrais klients pamana nepareizu konta atlikumu, grāmatvedis deficīta segšanai izmanto maksājumus no trešā klienta - utt..

Tā kā maksājumi tiek nepareizi pārvaldīti, kāds vienmēr izmanto shēmu. Tomēr krāpnieki var paturēt klaiņojošās shēmas mēnešus vai pat gadus, nepieķeroties.

3. Nauda Larceny

Skaidrs naudas atlikums ir līdzīgs šķembu samazināšanai tādā nozīmē, ka darbinieks vai darbuzņēmējs zog ienākošo naudu. Atšķirība no skaidras naudas naudas ir tāda, ka darbinieks zog naudu pēc tam, kad tā ir ierakstīta uzņēmuma grāmatvedībā.

Piemēram, darbinieks var nozagt naudu no kases aparāta pēc darījuma ierakstīšanas. Darbinieks var reģistrēt krāpniecisku kases apmaksu, lai slēptu faktu, ka trūkst naudas. Piemēram, darbinieks var anulēt iepriekšējo pārdošanu vai izsniegt kompensāciju un izņemt atbilstošo skaidru naudu no reģistra.

Pazīmes, ka skaidra nauda tiek nozagta
Krāpšanās shēmas, kas paredz skaidras naudas pārtveršanu pirms tās ierakstīšanas, var būt sarežģīti atklāt. Jūs varat pamanīt šīs brīdinājuma zīmes:

Zems krājums. Ja faktiskais krājums veikalā ir mazāks nekā tam vajadzētu būt saskaņā ar grāmatām, iespējams, ka darbinieks nereģistrē visu pārdošanu.
Nepilnības numurētos dokumentos. Restorāniem un citiem uzņēmumiem, kas izmanto numurētus kuponus, vaučeru sprauga var nozīmēt, ka darbinieks izmeta kvīti un glabā skaidru naudu.
Klientu sūdzības. Ja darbinieks kavē maksājumus, klienti mēdz piezvanīt un sūdzēties, ka viņu paziņojuma bilance nav pareiza.
Zemi ieņēmumi noteiktu maiņu laikā. Ja skaidras naudas iekasēšana ir mazāka, kad strādā viens konkrēts darbinieks, tas varētu norādīt uz naudas zādzību.

Iekšējā kontrole skaidras naudas zādzību novēršanai

Kredītu, tirdzniecības anulēšanas vai norakstīšanas kontu izsniegšanai nepieciešama pārvaldnieka apstiprināšana. Tiklīdz darījumā ir iesaistīts kāds cits, negodīgam darbiniekam ir mazāk iespēju nozagt nemanot.
Izdod ikmēneša konta izrakstus. Darbinieks retāk izturas pret klientu maksājumiem, ja klienti regulāri atjaunina sava konta atlikumu.
Institūta obligātais atvaļinājumu laiks un darba rotācija. Atlaišanas shēmas ātri sabrūk, ja vainīgajam darbiniekam nav iespējas pārvietot skaidru naudu.
Veikt pārsteiguma naudas skaitīšanu. Salīdzinot reģistrā esošo skaidru naudu ar kases čekiem, vadītāji var ātri noteikt skaidrās naudas neatbilstības.
Videokameras. Darbinieki mazāk izturēsies slikti, ja tur ir videokamera, kas uzrauga reģistrus.
Bloķēšanas kastes. Ja klientu maksājumi tiek nosūtīti tieši uz bankas bloķēšanas kasti, skaidra nauda neiziet caur darbinieku rokām un darbiniekiem nav iespējas to nozagt.

4. Krāpnieciskas naudas izmaksas

Tā vietā, lai piesaistītu naudu biznesam, citi krāpnieki nozog izejošās naudas izmaksas. No visiem veidiem, kā darbinieki un darbuzņēmēji nelikumīgi izmanto uzņēmuma aktīvus, visbiežāk izmantota taktika ir zagt skaidru naudu, veicot krāpnieciskas naudas izmaksas..

5. Norēķinu shēmas

Darbinieki var norēķināties par precēm un pakalpojumiem, ko uzņēmums nekad nav saņēmis, un iekasēt skaidru naudu. Darbinieks vilto rēķinus ar gataviem pakalpojumiem vai izstrādājumiem, un, izmaksājot čeku, krāpnieks pats to apmaksā. Darbiniekam ir samaksāts maksājums neeksistējošam pārdevējam, izmantojot čaulas firmas nosaukumu, kas pieder darbiniekam vai draugam vai ģimenes loceklim.

Darbinieki var arī slēgt vienošanos ar esošu pārdevēju, lai uzņēmumam pārmaksātu produktus. Apmaiņā pret uzpūsta rēķina izspiešanu pārdevējs samazina darbinieka peļņu.

Norēķinu shēmas pazīmes

Pārdevēja likmes ir ievērojami pieaugušas. Kad viena pārdevēja likmes ir palielinājušās par lielāku procentuālo daļu nekā nozares norma, iespējams, ka jūs nesaņemat godīgu darījumu.
Darbinieku priekšroka noteiktam pārdevējam. Darbinieks, kurš uzstāj uz noteiktu pārdevēju vai nav gatavs saņemt piedāvājumus no citiem būvuzņēmējiem, iespējams, saņem atsitienu.

Iekšējās kontroles, lai novērstu norēķinu shēmu

Uzturiet apstiprinātu pārdevēju sarakstu un rakstiet čekus tikai apstiprinātiem pārdevējiem. Tas neļauj veikt maksājumus čaulas uzņēmumiem vai darbinieku draugiem. Pirms pārdevēja pievienošanas sarakstam, izpētiet un pārliecinieties, ka tas ir likumīgs uzņēmums.
Uzturiet apstiprinātu cenrādi kopā ar apstiprinātu pārdevēju sarakstu. Tas darbiniekiem apgrūtina cenu paaugstināšanu, vienojoties ar pārdevējiem.
Pirms parakstāt čekus, pieprasiet saņemšanas pārskata kopiju. Tādā veidā jūs parakstāt tikai tos produktus, kurus uzņēmums faktiski ir saņēmis.

6. Izmaksu atmaksas shēmas

Vēl viens veids, kā iegūt naudu no uzņēmuma, ir izdomāt izdevumu pārskatus. Darbinieki var iegūt mākslīgi lielu atmaksas pārbaudi, izmaksu atlīdzināšanas pieprasījumā pievienojot personiskos izdevumus, neesošus izdevumus vai kā citādi palielinot izdevumus..

Izmaksu atmaksas shēmas pazīmes

Ekstravaganti izdevumu pārskati. Ja daži darbinieku izdevumu pārskati ir lielāki par vēsturiskajiem vidējiem rādītājiem vai citu darbinieku pārskatiem, tas nozīmē, ka darbinieks tērē pārāk daudz.
Darbinieks neiesniedz kvītis. Ja izdevumu pārskatam nav pievienoti oriģinālie ieņēmumi, jūs nekad nezināt, vai darbinieks faktiski ir radījis izmaksas.

Iekšējās kontroles, lai novērstu izdevumu atlīdzināšanas shēmas

Pieprasiet ieņēmumu atlīdzību par ieņēmumiem. Ja jums nav, darbinieki var pievienot izdevumus, kas viņiem nekad nav radušies.
Dokumentējiet sava uzņēmuma izdevumu atlīdzināšanas politiku. Tajā skaidri norādiet, kuri izdevumu veidi var tikt atlīdzināti un kuri nav piemēroti atlīdzināšanai. Nodrošiniet politikas kopiju visiem darbiniekiem.
Salīdziniet visu darbinieku, kuri devās noteiktā ceļojumā, izdevumu pārskatus. Ja viens ir daudz augstāks nekā citi, tas nozīmē, ka ir palielināti izdevumi vai darbinieks tērē mērķtiecīgi.

7. Pārbaudiet viltojumu shēmas

Darbinieki vai darbuzņēmēji, kuriem ir pieejama izejošā uzņēmuma pārbaude, var tos grozīt savā labā. Ja tukšie čeki netiek turēti drošībā, kāds var nozagt dažus un padarīt tos sev vai draugam. Grāmatvedis, kurš sastāda čekus uzņēmuma īpašnieka parakstīšanai, vēlāk var mainīt čekā vārdu, to pārtvert un pats to izņemt..

Čeku viltošanas pazīmes

Pārbaužu numuru nepilnības. Ja jūsu numurētajos tukšajos čekos ir secīga sprauga, iespējams, kāds atcēla dažus.
Pārdevēju sūdzības. Kad pārdevējs jums paziņo, ka nav saņēmis maksājumus, kaut arī jūs izgriezāt čeku, iespējams, ka maksājums tika pārtverts.

Iekšējās kontroles, lai novērstu pārbaudes viltojumus

Pārliecinieties, vai tukšās pārbaudes ir drošas. Viņiem visu laiku jābūt aizslēgtiem jūsu birojā. Nedaliet savu atslēgu un uzrādiet čekus tikai tad, kad jūsu grāmatvedis ir gatavs tos izdrukāt.
Katru mēnesi pārskatiet savas biznesa bankas izrakstu. Meklējiet čeku summas, kuras neatpazīstat. Lūdziet savu banku iekļaut iekasēto čeku attēlu skenēšanu, lai jūs varētu pārliecināties, ka pirms apstiprināšanas tie netika sagrozīti.

8. Krājumu un citu aktīvu zādzības

Pat ja jūsu skaidrā nauda ir droša, darbinieki var atrast veidus, kā nozagt vai ļaunprātīgi izmantot fiziskus aktīvus, piemēram, datorus, uzņēmuma produktus un inventāru.

Saņemšanas shēmas
Darbinieki, kas iesaistīti saņemšanas procesā, piegādes vietā var nozagt inventāru vai produktus. Plānojošie darbinieki var modificēt ienākošo nosūtīšanas ziņojumu un uzņēmumu, kas saņem ziņojumu, lai slēptu krāpšanu. Ja šiem darbiniekiem ir arī pieeja pirkumu uzskaitei, viņi var mainīt pirkuma pieprasījumu, lai tas atbilstu viltus nosūtīšanas pārskatiem.

9. Aktīvs Larceny

Ja nav daudz fizisko kontroļu, lai uzraudzītu aktīvus, darbinieki un darbuzņēmēji var vienkārši izņemt uzņēmuma īpašumu no telpām un to nekad neatdot..

Pazīmes, ka aktīvi tiek nozagti

Zems krājums. Ja krājums grāmatās pārsniedz faktisko krājumu līmeni, kāds varētu zagt.
Sliktas kvalitātes inventarizācijas dokumentācija. Ja dokumentu pirkšanas un saņemšanas apliecinošie dokumenti nav oriģināli vai šķiet, ka tie ir mainīti, iespējams, nodarbojaties ar zagļa darbu.

Iekšējā kontrole, lai novērstu fizisko līdzekļu zādzības

Veikt izlases veida uzskaiti. Tas var izraisīt krājumu trūkumu un mazināt darbinieku zagšanas iespējas.
Atdalītie uzskaites pienākumi. Viena un tā pati persona nedrīkst būt atbildīga par produktu iegādi un saņemšanu.
Instalējiet drošības kameras. Īpaši uzraugiet telpas un vietas, kur tiek glabāti inventārs un vērtīgi produkti.
Nodrošiniet inventāra un aktīvu drošību. Teritorijas, kurās ir vērtīgs īpašums, pēc iespējas jābloķē, un atslēgām jābūt tikai noteiktiem darbiniekiem.

Vairāk padomu mazā biznesa krāpšanas novēršanai

Turklāt ir arī vispārīgas stratēģijas, kuras varat izmantot, lai izvairītos no krāpšanas. Mainot pārvaldīšanas veidu un uzdevumu deleģēšanas veidu, varat samazināt iespēju, ka kāds krāpj jūsu biznesu.

1. Ziniet savus darbiniekus

Cowan, Gunteski & Co., CPA firma, atzīmē, ka jūs varat izvilināt potenciālo krāpšanu pumpurā, ja esat informēts par izmaiņām darbinieku uzvedībā un attieksmē. Periodiski reģistrējieties pie darbiniekiem un veltiet laiku tērzēšanai par to, kā viss notiek.

Īpaši novērojiet šīs uzvedības iezīmes, kas visbiežāk saistītas ar krāpniekiem:

Dzīvošana pārsniedz viņu iespējas - piemēram, darbinieks ar mazu algu, vadot luksusa transportlīdzekli vai paņemot devīgus atvaļinājumus
Piedzīvo finansiālas grūtības vai rodas grūtības savilkt galus
Uzturēt neparasti ciešas attiecības ar noteiktu pārdevēju
Nevēlas ļaut citam darbiniekam pārņemt dažus savus pienākumus
Nekad nelietojiet slimos vai neņemiet brīvdienas
Pārdzīvo šķiršanos vai cīnās ar ģimenes problēmām

Protams, jūs nekad nevēlaties uzskatīt, ka darbinieki zog tikai tāpēc, ka viņi izrāda dažas no šīm īpašībām. Tomēr, ja jums ir aizdomas, ka notiek krāpšana, varat koncentrēt savus uzraudzības un krāpšanas novēršanas centienus uz departamentiem un jomām, kur strādā paaugstināta riska darbinieki. Centieties palīdzēt darbiniekiem, kuri ir nonākuši stresa stāvoklī vai cīnās ar jebkādām finansiālām grūtībām - jūs saglabāsit vairāk darbinieku un veidosit darbinieku lojalitāti.

2. Pārvaldiet godīgi

Tas, kā jūs uzvedaties kā uzņēmuma īpašnieks, var ietekmēt jūsu darbinieku attieksmi pret zādzībām. Ja sagriež stūrus un nerīkojas ētiski, cilvēki, kas strādā jūsu labā, vairāk tiecas rīkoties tāpat. Un otrādi, ja jūs darāt saskaņotus pasākumus, lai darījumos būtu godīgi un ētiski, darbinieki sapratīs, ka tāda pati izturēšanās tiek gaidīta arī no viņiem.

Izveidojiet rīcības kodeksu, kurā aprakstīts uzvedības veids, kuru jūs sagaidāt no visiem jūsu biznesa dalībniekiem. Turklāt skaidri norādiet, ka jūsu durvis vienmēr ir atvērtas darbiniekiem, kuri vēlas dalīties savās rūpēs par biznesa darbībām. Sertificēto krāpšanas ekspertu asociācija atklāja, ka vairums vadītāju par krāpšanu arodā uzzina pēc tam, kad viņi ir izgājuši, tāpēc apsver iespēju ieviest anonīmu uzticības tālruni, lai ziņotu par aizdomām par krāpšanu..

3. Atdalītie pienākumi

Viena no labākajām iekšējām kontrolēm krāpšanas novēršanai ir pienākumu nodalīšana. Citiem vārdiem sakot, vienai personai nevajadzētu būt atbildīgai par tik daudziem uzdevumiem, ka krāpšanu var izdarīt un aizsegt bez īpašnieka ziņas. Lai novērstu krāpšanas iespējas, nevienai personai nevajadzētu būt aktīvu (piemēram, skaidras naudas un vērtīgu produktu) aizbildnībai, spējai reģistrēt vai mainīt grāmatvedības informāciju par šiem aktīviem un pilnvarām atļaut darījumus ar aktīviem..

Pienākumu sadalīšana mazā uzņēmumā ir sarežģīta, jo jums vienkārši nav pietiekami daudz cilvēku, lai sadalītu uzdevumus. Tomēr joprojām ir dažas darbības, kuras varat veikt, lai sadalītu galvenās funkcijas tikai ar diviem vai trim darbiniekiem.

Piemēram, sakiet, ka jūs un biroja vadītājs esat vienīgie divi darbinieki jūsu biznesā. Kaut arī jūsu biroja vadītājam var būt piekļuve nenosūtītiem līdzekļiem, saskaņojot bankas izrakstu un izveidojot rēķinus un bankas noguldījumus, jums vajadzētu būt tam, kurš pārskata bankas izrakstu, atver pastu, pārskata darījumus un apstiprina kredītvēstes..

Ja jums ir trešais darbinieks, piemēram, biroja palīgs, palūdziet, lai šis darbinieks saskaņo bankas izrakstu, atver pastu un sagatavo bankas noguldījumus. Tas noņem zināmu atbildību no jūsu šķīvja un apgrūtina biroja vadītāju slēpt nozagtos maksājumus.

Nobeiguma vārds

Iekšējās kontroles ieviešana ir kritiska jūsu biznesa aizsardzības sastāvdaļa. Tomēr to var būt neveikli darīt praksē.

Darbinieki un darbuzņēmēji var nesaprast, kāpēc mainās viņu pienākumi. Paziņojiet darbiniekiem, ka ir ieviestas vadības ierīces, lai aizsargātu viņus kā darbiniekus un uzņēmējdarbību. Iesaistiet viņus biznesa drošības uzlabošanas procesā un regulāri lūdziet viņu ieguldījumu. Tā kā indivīdi veic ikdienas darbu, viņiem var būt ieskats par noteiktiem procesiem, kas var palīdzēt uzlabot kontroli. Viņi var arī paziņot, kuras vadības ierīces darbojas labi un kuras ne.

Vai esat kādreiz piederējis vai strādājis uzņēmumā, kurā kāds izdarījis krāpšanu? Kā tas notika?