8 veidi, kā palielināt darbinieku produktivitāti jūsu mazajā biznesā

Bet kā ir ar jūsu komandu? Atšķirībā no milzu korporācijām, jums nav apjomīga algas budžeta, tāpēc katru minūti jūsu komanda ir jāizmanto pēc iespējas efektīvāk..

Tomēr strādniekiem Amerikas Savienotajās Valstīs ir produktivitātes problēma. Mēs pavada vairāk laika darbā nekā vairums citu rūpnieciski attīstīto valstu, taču viss šis papildu laiks nenozīmē, ka mēs esam paveikuši vairāk. Faktiski kopš lielās recesijas produktivitātei ir bijusi tendence samazināties.

Viens no labākajiem veidiem, kā palielināt produktivitāti, ir palielināt darbinieku iesaistīšanos, jo produktivitāte un iesaistīšanās iet roku rokā. Tomēr ir arī daudzas citas rentablas stratēģijas, kuras varat izmantot, lai iegūtu vairāk no savas komandas.

Darba un privātās dzīves līdzsvara nozīme

Pirms īstenojat plānus savas komandas produktivitātes uzlabošanai, ir svarīgi izprast pašas produktivitātes psiholoģiju. Kas tieši tas padara dažus darbiniekus produktīvākus nekā citus?

Atbilde ir diezgan vienkārša. Vorikas universitātes pētījumos atklājās, ka tad, kad darbinieki ir laimīgi, viņi ir par 12% produktīvāki. Laime un pozitīvs darba un privātās dzīves līdzsvars bieži vien nozīmē darbiniekus, kuri ir saderināti, apņēmušies un pats galvenais, produktīvs.

Ja tas izklausās mazliet pārāk vienkārši, apskatiet Dānijas darba tirgu. Saskaņā ar pasaules vērtību aptauju dāņi ir laimīgākie pasaulē, un tas ietver laiku, ko viņi pavada darbā. Dānijas Ārlietu ministrija paziņo, ka tās ir arī otra ražīgākā valsts Eiropas Savienībā.

OECD labākas dzīves indeksā Dānija un Nīderlande ir to valstu saraksta augšgalā, kurās ir vislabākais darba un privātās dzīves līdzsvars. Kā jūs varētu nojaust, Amerikas Savienotās Valstis ir gandrīz apakšā.

No tā mēs varam pamatoti secināt, ka, jo vairāk jūs strādāsit, lai palielinātu savas komandas veselību, laimi un līdzsvaru starp darbu un dzīvi, jo vairāk viņi atgriezīs labvēlību ar augstāku produktivitāti. Tas, savukārt, rada lielāku peļņu jums un labāku darba vidi visiem.

Kā palielināt savas komandas produktivitāti

Lai palīdzētu uzlabot cilvēku darba dzīvi, nav vajadzīgs milzīgs algas budžets. Jūs varat darīt daudz kā neliela uzņēmuma īpašnieks, lai padarītu jūsu komandu labāku.

1. Iestatiet saprātīgu darba laiku

Tas varētu šķist neproduktīvs, taču prasot, lai jūsu komanda strādā mazāk varētu viņus iedvesmot ražot vairāk.

Pēc Fast Company datiem, darbinieki Dānijā parasti strādā tikai 33 stundas nedēļā. Katru gadu viņi saņem vismaz piecu līdz sešu nedēļu atvaļinājumu (kopā ar ne vairāk kā gadu ilgu grūtniecības un dzemdību atvaļinājumu, kad tas viņiem nepieciešams).

Amerikas Savienotajās Valstīs ilgas stundas bieži uzskata par apņemšanās pazīmi. Tomēr tas var izraisīt “prezentētiskumu”, kas ir tad, kad darbinieki strādā, bet nedarbojas ar pilnu jaudu slimības, miega trūkuma vai citu medicīnisku faktoru dēļ. Hārvarda Biznesa pārskatā teikts, ka prezentācija var samazināt individuālo produktivitāti par vienu trešdaļu. Garas stundas var arī vēl vairāk samazināt produktivitāti stresa, atslābināšanās un sagremotā darba un privātās dzīves līdzsvara dēļ.

Lai to apkarotu, dariet visu iespējamo, lai samazinātu savas komandas stundas. Ļaujiet cilvēkiem doties mājās agri piektdienas pēcpusdienās vai dodiet viņiem iespēju ierasties vēlāk pirmdienu rītos. Tas ne tikai palīdzēs samazināt darbaspēka izmaksas jūsu biznesā, bet jūs, iespējams, uzzināsit, ka pretī jūsu komanda strādās vairāk.

2. Esiet elastīgs ar plānošanu

Stundu samazināšana ir viena no stratēģijām, kā palielināt produktivitāti; elastīgums ar šīm darba stundām ir cieši saistīts.

Ikviena vajadzības būs atšķirīgas, tāpēc aprunājieties ar saviem cilvēkiem kur viņiem darba nedēļā ir vajadzīga lielāka elastība. Piemēram, jums varētu būt viena persona, kurai būtu patīkam garāku pusdienu pārtraukumu otrdienās, lai apmeklētu jogas nodarbību, savukārt kāds cits labprāt aizietu trešdien agri, lai paņemtu bērnu no dienas aprūpes.

Atkarībā no jūsu biznesa, iespējams, nevarēsit apmierināt ikviena vajadzības. Tomēr, uzzinot, kam tas nepieciešams, un darot visu iespējamo, lai komandai nodrošinātu lielāku elastību, parādīsit, ka jums rūp viņu laime un labklājība. Tas, savukārt, var palielināt iesaistīšanos un palielināt produktivitāti.

3. Dodiet savai komandai lielāku autonomiju

Katrā sabiedrībā ir atšķirīgas kultūras normas un vērtības. Šīs normas un vērtības tieši ietekmē to, kā mēs uzvedamies. 70. gadu sākumā psihologs Geert Hofstede izstrādāja sistēmu šo sabiedrības normu noteikšanai, izmantojot Hofstede kultūras dimensijas.

Hofstedes kultūras dimensijas mēra sešas dimensijas katrā kultūrā. Tie ietver:

• Jaudas attāluma indekss
• Individuālisms pret kolektīvismu
• Izvairīšanās no nenoteiktības
• Vīrišķība pret sievišķību
• Ilgtermiņa orientācija salīdzinājumā ar īstermiņa orientāciju
• Indulgence pret ierobežošanu

Kad jūs saprotat kultūras unikālās dimensijas un to, kā to kolektīvās vērtības atšķiras no jūsu pašu, jūs varat kļūt par labāku komunikatoru un labāku vadītāju.

Tātad, kāds tam visam sakars ar produktivitātes palielināšanu jūsu mazajā biznesā? Nu, diezgan daudz, it īpaši, ja runa ir par autonomiju.

Autonomija vai tās trūkums ir tieši saistīta ar jaudas attāluma indeksu. Jaudas attālums ir cerības un pārliecība, ka vara tiek sadalīta nevienmērīgi. Tātad valstīs ar augstu jaudas attāluma indeksu mazāk spēcīgi organizācijas locekļi tic varas nevienlīdzībai. Viņu menedžeris pasaka, kas jādara, un viņi to dara bez jautājuma. Valstīs ar zemu jaudas attāluma indeksu komandas locekļi uzskata, ka viņi ir vienlīdzīgi ar savu priekšnieku. Šīs attiecības vairāk attiecas uz sadarbību un mazāk uz “priekšnieku un darbinieku”.

Nav pārsteigums, ka Amerikas Savienotajām Valstīm ir augsts jaudas attāluma indekss; mēs esam ierindoti 40. pozīcijā. Dānijā ir zemākais jaudas attāluma indekss pasaulē; viņi ierindojas 18.

Dāņiem daļēji ir bagāta un pilnvarota darba dzīve, jo viņiem ir liela autonomija. Un ir daudz pētījumu, kas pamato to, ko dāņi ir zinājuši gadiem ilgi: Vairāk autonomijas = lielāka laime = augstāka produktivitāte.

Pētījumā, kas publicēts European Journal of Work and Organisational Psychology, atklāts, ka darbinieki, kuriem bija lielāka autonomija un atbalsts, piedzīvoja augstāku gandarījumu un motivāciju. Citā pētījumā, kas publicēts Nordic Journal of Working Life Studies, atklāts, ka decentralizēta lēmumu pieņemšana (pazīstama arī kā autonomija) palielina Somijas darba ņēmēju produktivitāti.

Tas viss norāda uz vienu un to pašu secinājumu: jo vairāk kontroles jūs nodosit saviem komandas biedriem, jo ​​laimīgāki un produktīvāki viņi būs..

Ir svarīgi precizēt, ka, piešķirot savai komandai lielāku autonomiju, nenozīmē ļaut viņiem darīt to, ko viņi vēlas, kad viņi vēlas. Katram darbiniekam ir vajadzīgas robežas. Tā vietā, lai pateiktu saviem cilvēkiem, kas jādara, pastāstiet viņiem to, ko vēlaties redzēt, un tad ļaujiet viņiem izvēlēties, kā to izdarīt. Kam ir izvēles brīvība kā veikt savu darbu ir būtiska autonomijas sastāvdaļa.

Dodiet saviem ļaudīm iespēju patstāvīgi pieņemt lēmumus, kad vien iespējams. Un parādiet, ka uzticaties viņu darbam, atkāpjoties. Jūs varētu būt pārsteigts, cik daudz tiek darīts, nododot grožus.

4. Centieties ierobežot pārtraukumus

Pēc Washington Post ziņām, tipisks darba ņēmējs tiek pārtraukts vai maina uzdevumus ik pēc trim minūtēm. Lai atgrieztos tur, kur viņi pameta, var paiet 20 minūtes vai vairāk.

Pārtraukumi ir milzīga produktivitātes aizplūšana, un tie var mums atņemt mūsu labākās idejas un pūles. Lai gan mēs bieži piespiežam sevi strādāt ātrāk, lai kompensētu zaudēto laiku, ātruma palielināšanās rada cenu.

Humbolta universitātes pētnieki atklāja, ka strādniekiem, kurus nepārtraukti pārtrauca, kompensācija par zaudēto laiku tika izdarīta ātrāk, lai veiktu savu uzdevumu. Lai gan tas nav pārsteigums (galu galā mēs visi to darām), tas palielinātais ātrums rada lielāku stresu, laika spiedienu un neapmierinātību. Šie faktori var ierobežot produktivitāti turpmākajos uzdevumos.

The Washington Post intervēja efektivitātes ekspertu Edvardu G. Braunu, kurš ierosina izveidot laika bloķēšanas līgumu ar komandas biedriem. Laika bloķēšana ir “klusais laiks”, par kuru vienojas, kad ikviens var vienkārši koncentrēties uz savu darbu. Izmantojot laika bloķēšanu, darbiniekiem rakstiski jāvienojas par pārtraukumu kolēģiem, ja nav ārkārtas situācijas.

Brauns paziņo, ka viens klients konservatīvi lēš, ka personīgā produktivitāte pieauga par 40% līdz 60%, tiklīdz viņi sāka lietot Time Lock paņēmienu.

Protams, jūsu bizness, iespējams, nevarēs izmantot šo paņēmienu. Runājiet ar saviem cilvēkiem par pārtraukumu veidiem, ar kuriem viņi saskaras katru dienu vai katru nedēļu. Uzziniet, kuri pārtraukumi visvairāk kaitē viņu produktivitātei, un dariet visu iespējamo, lai tos samazinātu vai novērstu.

5. Nomājiet atbalsta cilvēkus

Sāksim ar izdomātu scenāriju. Jūsu biznesā jums ir divi vadītāji. Jūsu pirmais menedžeris Bils ar vanaga acīm uzrauga visus savus komandā. Ja klients sūdzas, viņš uzreiz pieņem, ka tā ir viņa komandas vaina, un viņš ātri paziņo visiem, ka nav apmierināts ar viņu sniegumu. Viņa komanda darbojas spriedzes, neuzticības un baiļu vidē.

Jūsu otrā vadītāja Sāra ir pilnīgi pretēja. Viņa izturas pret savu komandu kā pret ģimeni. Viņa ātri dod kādam klausītāju, un viņa ir pirmā, kas atbalsta jaunu ideju vai iniciatīvu. Viņa vienmēr klausās abas stāsta puses, un, kad kāds no komandas dalībniekiem viņai ir vajadzīgs, viņa ir saņēmusi muguru. Atmosfēra zem Sāras ir atbalstoša, laipna un mierīga.

Ja jūs būtu darbinieks, kurš vadītājs jūs strādātu vissmagāk?

Jūsu komandai ir vajadzīgs atbalsts darbā, un pirmo atbalsta līniju saņem tā menedžeris neatkarīgi no tā, vai tas esat jūs vai kāds, kuru esat nolīgusi. Ja vēlaties palielināt savas komandas produktivitāti, jums rūpīgi jāizvērtē savi vadītāji (vai savs vadības stils).

Labākie vadītāji ievēro atvērto durvju politiku. Tas nozīmē, ka komandas locekļi vienmēr ir atvērti, lai ienāktos un izteiktu savas bažas, uzdotu jautājumus vai apspriestu problēmas. Ja komandas locekļi nejūtas ērti saziņā ar vadītāju vai ja viņi baidās, ka tiks vērtēti bargi, atklājot, ka viņi nezina, kā kaut ko darīt, cietīs produktivitāte.

Pēc tam pārliecinieties, vai jūsu komanda zina, ka var paļauties uz jūsu atbalstu. Parādiet šo apņemšanos dienu no dienas un nekautrējieties, ja viņu uzticības iegūšanai ir nepieciešams laiks (īpaši, ja darba vide ir bijusi toksiska). Laika gaitā jūsu cilvēki redzēs, ka esat ieguvis muguru. Viņu saistības (un produktivitāte) uzlabosies.

6. Cieniet viņu robežas

Vienmēr būs vēl viens telefona zvans, lai atgrieztos, un vēl viens e-pasts, lai atbildētu. 21. gadsimta darba “digitālais creep” ietekmē ikvienu gan priekšnieku, gan darbinieku. Tomēr sagaidīt, ka komandas locekļi atbildēs uz e-pastiem plkst. 22:00 vai pabeigt darbu brīvdienās, ir ne tikai nepamatoti, bet arī neveselīgi..

Ja vēlaties palielināt produktivitāti, ir svarīgi atzīt, ka jūsu darbiniekiem dzīve ir ārpus darba. Tas attiecas arī uz pusdienu pārtraukumiem. Pētījumā, kas publicēts Management of Management Journal, atklājās, ka, samazinoties produktivitātei, produktivitāte samazinājās (un nogurums pieauga).

Darba ņēmējiem var būt grūti atbrīvot darbu, īpaši Amerikas Savienotajās Valstīs (kur atkal ilgas stundas bieži tiek uzskatītas par lielāku apņemšanos). Tāpēc ļaujiet saviem cilvēkiem zināt, ka viņu dzīvi jūs vērtējat ārpus darba. Pajautājiet viņiem par viņu ģimenēm un vaļaspriekiem un mudiniet viņus plānot laiku šīm aktivitātēm un saistībām tāpat kā sanāksmēs un projektos..

Jums arī jārāda piemērs. Ieguldiet laiku savā ģimenē, vaļaspriekos vai garīgos vingrinājumos un runājiet par savām interesēm komandā. Cik vien iespējams, izvairieties sūtīt e-pastus saviem cilvēkiem, kad viņi nav darbā.

Visbeidzot, pārliecinieties, ka visi jūsu komandā ņem pienācīgu pusdienu pārtraukumu; tas nozīmē ēst ārpus darba galdiem, ideālā gadījumā ārpus tām, kur viņi var nokļūt saulē un svaigā gaisā. Ja iespējams, izveidojiet tīru un aicinošu telpu ēšanai gan telpās, gan ārpus tām.

7. Monitora stresa līmeņi

Jūs varētu domāt, ka lielāks stress mazinās produktivitāti. Tā ir taisnība, bet tikai noteiktā brīdī. Ir maģisks plato, kad stress faktiski var rasties palielināt produktivitāte.

Jerks-Dodsona likums, kuru 1908. gadā izstrādāja psihologi Roberts Jerks un Džons Dillingems Dodsons, diktē, ka veiktspēja un produktivitāte palielinās, palielinoties uzbudinājuma (stresa) līmenim. Tomēr, ja stresa līmenis kļūst pārāk augsts, produktivitāte sāk kristies.

Piemēram, cik bieži jūs esat nonācis līdz izaicinošam termiņam, par kuru nebija pārliecināts, ka varētu satikties? Vai jūs esat plekste, vai arī jūs esat sagatavojis kādu no saviem labākajiem darbiem? Ja uzdevums nebija pārāk izaicinošs, iespējams, jūs ar prieku pievērsāties šim gadījumam. Šis ir Jerkes-Dodsona likums darbībā. Kad stress un sarežģītība ir pareizajā līmenī, sniegums strauji pieaug.

Tagad grūtākais ir zināt, cik liels stress rada optimālu veiktspēju. Jauni vai sarežģīti uzdevumi prasa mazāk uzmundrinājuma, lai sasniegtu optimālu darbu, savukārt labi zināmiem vai viegli izpildāmiem uzdevumiem ir nepieciešams lielāks stresa līmenis, lai palielinātu motivāciju un produktivitāti..

Tāpēc ir svarīgi aplūkot to, ko dara jūsu darbinieki, un analizēt, cik daudz stresa varētu būt saistīts ar dažādiem uzdevumiem. Pēc tam jūs varat veikt pasākumus, lai palielinātu vai samazinātu uzbudinājuma līmeni, lai palielinātu produktivitāti.

Šis ir piemērs: Iedomājieties, ka esat palūdzis vienam no saviem darbiniekiem Pamam uzrakstīt šī mēneša klientu biļetenu. Viņa to jau ir izdarījusi vairākas reizes, un, kaut arī viņa raksta labi, uzdevuma veikšana parasti prasa vairākas dienas. Viņai tas ir labi zināms uzdevums ar nelielu satraukumu, tāpēc viņa varētu mazliet vilkt kājas.

Jūs varētu uzlabot viņas produktivitāti, padarot uzdevumu grūtāku; piemēram, lūdzot viņai aptaujāt klientu par šī mēneša biļetenu vai norādot viņai īsāku termiņu.

Spektra pretējā galā ir Daniels. Jūs tikko uzdevāt viņam atbildēt par sava uzņēmuma iknedēļas finanšu pārskatu sagatavošanu. Viņš joprojām mācās procesu un katru nedēļu pieļauj vairākas kļūdas. Tas nepalīdz, ka ziņojumi ir jāpabeidz ne vēlāk kā piektdienas pēcpusdienā. Ar citiem pienākumiem viņam šķiet gandrīz neiespējami ievērot šo termiņu.

Šis ir jauna un sarežģīta uzdevuma piemērs, kam ir arī liela ažiotāža (no īsiem termiņiem un uzdevuma sarežģītības). Šajā gadījumā jūs vēlaties darīt visu iespējamo, lai atbrīvotu Danielu no citiem pienākumiem samazināt viņa stresa līmeni, lai viņš pēc tam varētu veltīt vairāk laika un enerģijas, lai iemācītos izveidot finanšu pārskatus..

Ir svarīgi koncentrēties uz līdzsvaru, analizējot uzdevumus un stresa līmeni. Ja pārāk daudz palielināsit uztraukumu par nepareiziem uzdevumiem, jūs pazemināsit produktivitāti.

8. Izmantojiet laika pārvaldības stratēģijas

Vēl viena stratēģija, kuru varat izmantot, lai paaugstinātu produktivitāti, ir iemācīt savai komandai efektīvas laika pārvaldības stratēģijas. Viena populāra stratēģija ir Pomodoro tehnika, kuru 80. gadu beigās izstrādāja Frančesko Cirillo.

Tehnika ir atsvaidzinoši vienkārša. Izmantojot taimeri, jūs strādājat noteiktu laiku, parasti 25 minūtes. Pēc tam jūs veicat īsu pārtraukumu, parasti 3-5 minūtes. Šie pārtraukumi tiek saukti pomodoros, Itāļu valodā - “tomāts”, kas nosaukts par tomātu formas taimeri, kuru Cirillo izmantoja, būdams students.

Pēc četrām pomodorām jūs veicat ilgāku pārtraukumu, parasti 15-30 minūtes.

Stratēģija darbojas vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt, taimera atzīmēšana palīdz jums koncentrēties uz konkrēto uzdevumu. Jūs burtiski varat dzirdēt laiku atzīmējot, kas var būt neticami motivējošs. Taimeris arī atgādina jums veikt īsus pārtraukumus. Pētījumi atkal un atkal ir parādījuši, ka biežie pārtraukumi faktiski palielina produktivitāti.

Žurnālā Ergonomics publicētajā pētījumā tika atklāts, ka biežas, īsas pauzes, it īpaši, ja to pavada stiepšanās, rada lielāku produktivitāti, salīdzinot ar mazākām, garākām pauzēm. Citā pētījumā, kas publicēts žurnālā Work & Stress, atklāts, ka bieža atpūtas pauze bija viens no efektīvākajiem veidiem, kā uzturēt darba ņēmēju sniegumu.

Svarīga ir efektīva laika vadība un biežas pauzes. Bet svarīgi ir arī tas, ko jūs darāt ar pārtraukumiem. Pētnieki ar MIT atklāja, ka tad, kad darbinieki veica pārtraukumus ar kolēģiem savā sociālajā grupā, produktivitāte, kā arī pašas sociālās grupas izturība palielinājās. Tātad jūs varat vēl vairāk uzlabot sniegumu, plānojot darbinieka pārtraukumus ar kolēģiem, ar kuriem viņi draudzējas.

Veiktspēja var palielināties arī tad, ja darbinieki nokļūst ārpusē, lai nokļūtu saulē un svaigā gaisā, tāpēc mudiniet komandas locekļus pārtraukumos ātri doties pastaigā ārā. Šī ir vēl viena joma, kurā jūs varat vislabāk rādīt piemēru. Bieži veiciet pārtraukumus un mēģiniet iziet ārpus mājas, lai veiktu kādu vingrinājumu.

Nobeiguma vārds

Parasti mazo uzņēmumu īpašniekiem nekad nav pietiekami daudz laika vai naudas visu, ko viņi vēlas darīt. Bet produktivitātes palielināšanai nav nepieciešami lieli ieguldījumi. Lielākoties tas prasa tikai lielāku izpratni no īpašnieku un vadītāju puses.

Ja esat uzņēmuma īpašnieks, ko jūs darāt, lai veicinātu jūsu komandas lielāku produktivitāti? Ja jūs strādājat kādā lielākā organizācijā, ko jūsu uzņēmums dara, lai palielinātu produktivitāti??