Cik ilgi glabājiet svarīgus dokumentus (un tos, ko varat sadriskāt)

Kādu dienu tas var notikt. Bet šodien nav tā diena.

Lielākā daļa no mums joprojām redz papīra dokumentus, kas ienāk mūsu mājās ik pēc dažām dienām, ja ne katru dienu: glabā kvītis, nevēlamo pastu, rēķinus, bankas izrakstus, nodokļu dokumentus, samaksu. Ir vilinoši to visu vienkārši ieslaucīt atkritumu tvertnē, bet mēs domājam: vai mums atkal būs nepieciešami šie dokumenti? Ja jā, cik ilgi mums tie jāuztur un kā tie jāuzglabā, lai mēs tos varētu viegli atrast, kad mums tie nepieciešami?

Atbilde uz šiem jautājumiem ir atkarīga no konkrētā dokumenta veida. Šeit ir aprakstīts, kurš no šiem kaitinošajiem dokumentiem jums ir jāsaglabā, cik ilgi jums tas jāsaglabā, kā arī labākais veids, kā tos droši un sakārtot.

Cik ilgi jāuztur svarīgi ieraksti

Ja jums būtu uz visiem laikiem jāuzglabā katrs papīra gabals, sākot no pārtikas preču kvīts līdz stāvvietas biļetei, tas drīz jūsu mājā aizņemtu tik daudz vietas, ka jūs un visas jūsu mantas tiktu izspiestas uz ielas. Par laimi tas nav nepieciešams. Ir daži dokumenti, kurus jums vajadzētu glabāt bezgalīgi, bet ir arī citi dokumenti, kurus varat droši izmest pat mēnesī. Šeit ir ceļvedis dažādu veidu dokumentu glabāšanas laikam.

Nodokļu dokumenti

Kad esat pabeidzis nodokļu deklarācijas iesniegšanu, jūs nevarat vienkārši izmest visus dokumentus, kurus izmantojāt, lai to aizpildītu. Iekšējais ieņēmumu dienests (IRS) varētu revidēt jūsu nodokļu deklarāciju ne ilgāk kā trīs gadus pēc tā iesniegšanas - vai līdz sešiem gadiem, ja ir aizdomas par būtisku kļūdu - un, ja tas notiks, jums būs nepieciešami šie dokumenti. IRS iesaka saglabāt gan jūsu nodokļu deklarāciju, gan visus ar to saistītos materiālus “līdz brīdim, kad beidzas nodokļu deklarācijas noilguma termiņš”, un tas sniedz detalizētu sarakstu ar situācijām, kurās šis periods var būt no trim gadiem uz visiem laikiem.

Tomēr, kā norāda Bankrate galvenais finanšu analītiķis Gregs Makbrids, nav jāuztraucas par visām šīm detaļām. Tā vietā McBride pasaka Consumer Reports, ka jums vajadzētu vienkārši glabāt visu ar nodokļiem saistīto uzskaiti vismaz septiņus gadus. Tas ietver pašu nodokļu deklarāciju, papildu veidlapas, piemēram, W-2 un 1099, un visus dokumentus, kas saistīti ar vienumiem, par kuriem jūs pieprasījāt atskaitījumus, piemēram:

• Iemaksas labdarības organizācijās
• Mācības koledžā un maksa
• Veselības aprūpes izdevumi
• Hipotēkas procenti
• Pensijas plāna iemaksas
• Alimentu maksājumi

Turieties pie visiem bankas ierakstiem, kvītis un atceltajiem čekiem, kas parāda, ka jums ir bijuši šie izdevumi, lai jūs varētu tos pierādīt audita gadījumā.

Daži eksperti apgalvo, ka ir vērts uz visiem laikiem paturēt sevi pie nodokļu deklarācijām. Nodokļu speciālists Maikls Tonkovičs, runājot ar CreditCards.com, norāda, ka IRS var revidēt darba devēju vai grāmatvedi, kurš tiek turēts aizdomās par krāpšanu, pat pēc septiņu gadu loga aizvēršanas, un tas varētu pieprasīt jūsu atgriešanos šīs izmeklēšanas ietvaros. Varat arī izmantot vecās deklarācijas un W-2 veidlapas, lai pierādītu ienākumus attiecīgajā gadā, ja sociālās apdrošināšanas ieņēmumu pārskatā ir kļūda..

Kredītkaršu ieraksti

Kad jūs veicat pirkumus, izmantojot savu kredītkarti, dodoties mājās, nemetiet tikai miskastē atkritni. Saglabājiet tos, līdz saņemat šī mēneša kredītkartes rēķinu, un pēc tam pārbaudiet tos, salīdzinot ar izrakstu, lai pārliecinātos, ka tajā ir ietverts viss, ko iegādājāties, - un nekas, kas jums nebija. Tādā veidā jūs varēsit apstrīdēt visas maksas, kas nav likumīgas, vai pieprasīt atmaksu par visām jūsu pasūtītajām precēm, kuras jūs nekad neesat saņēmis.

Kad esat pārbaudījis ikmēneša pārskatu, lielākajā daļā gadījumu varat atsaukties no ieņēmumiem. Tomēr, ja tie attiecas uz vienumiem, kurus plānojat pieprasīt no saviem nodokļiem, tie jāievieto nodokļu informācijas mapē.

Ir vērts paturēt prēmijas par lieliem pirkumiem, piemēram, mēbelēm, ierīcēm, elektroniku vai mājas uzlabojumiem. Jūs varat tos izmantot kā pirkuma pierādījumu, ja jums jāiesniedz garantijas prasība, vai arī, lai pierādītu preces izmaksas, ja jums ir jāiesniedz zaudējumu vai bojājumu prasība mājas apdrošināšanā. Ja plānojat glabāt kvīti kāda no šiem iemesliem, izveidojiet tā kopiju uz parastā papīra un iesniedziet dokumentā, kas laika gaitā parasti izbalē..

Runājot par pašu kredītkartes izrakstu, jūs, iespējams, to varat mest pēc samaksas. Ja jums vēlāk ir nepieciešama tā kopija, piemēram, lai pārbaudītu pirkumu, to varat iegūt no kredītkaršu uzņēmuma. Tomēr, ja pārskatā ir ietverti pirkumi, par kuriem jūs atskaitīsit nodokļus, glabājiet tos kopā ar nodokļu dokumentiem.

Citi rēķini

Pēc mēneša komunālo, kabeļu un mobilo tālruņu rēķinu apmaksas turiet tos, līdz varēsit pārliecināties, ka maksājums ir veikts. Tas varētu nozīmēt gaidīšanu, līdz saņemsiet nākamā mēneša pārskatu, vai tikai pēc dažām dienām pārbaudīt savu kontu tiešsaistē.

Kad maksājums ir pārbaudīts, vairumā gadījumu jūs varat rīkoties ar rēķiniem. Tomēr, ja esat pašnodarbināts, turieties pie šiem rēķiniem, līdz iesniedzat nākamā gada nodokļus. Pastāv iespēja, ka visas izmaksas vai daļu no tām varat atskaitīt kā biznesa izdevumus.

Pay Stubs

Ja jūsu darba vietā jūsu alga netiek iemaksāta tieši bankas kontā, tad katram čekam ir pievienots algas čeks, kurā ir norādīta tāda informācija kā jūsu bruto darba samaksa, nodokļi un citi atskaitījumi pirms nodokļu nomaksas. Eksperti saka, ka jums vajadzētu saglabāt šīs veidlapas, līdz ir pienācis laiks iesniegt nākamā gada nodokļus, lai jūs varētu tos pārbaudīt salīdzinājumā ar ikgadējo W-2 veidlapu, kuru saņemat no darba devēja. Ja W-2 summas un atalgojuma summa nesummējas, varat pieprasīt grozītu nodokļu veidlapu, izmantojot pierādījumus par apmēru.

Varat arī izmantot savas algas, lai pārliecinātos, ka ienākumi, kas uzskaitīti jūsu sociālās apdrošināšanas gada ieņēmumu reģistrā, ir precīzi. Sociālā nodrošinājuma pārvalde (SSA) vairs neizsūta šos paziņojumus pa pastu, tāpēc, lai skatītu paziņojumu, jums būs jāreģistrējas kontā..

Ieteicams katru gadu pārbaudīt, vai paziņojumā nav kļūdu. Ja SSA par vienu vai vairākiem gadiem zemāks par jūsu ienākumiem, tas ietekmēs pabalstu skaitu, kas jums pienākas, dodoties pensijā. Ja atrodat kļūdu, sazinieties ar SSA, lai pēc iespējas ātrāk to labotu.

Apdrošināšanas ieraksti

Ja jūs esat tāds pats kā vairums amerikāņu, jums ir vismaz pāris dažādas apdrošināšanas polises. Piemēram, jums varētu būt veselības, automašīnu, dzīvības, māju īpašnieku vai īrnieku apdrošināšana. Katrai no šīm dažādajām polisēm apdrošinātājs ir iesniedzis dokumentus, kas parāda, uz ko attiecas jūsu polise un kādi ir jūsu atskaitāmie ienākumi.

Kamēr jums ir politika, jums vajadzētu pieturēties pie pašreizējiem dokumentiem par to. Tas ļaus jums pārbaudīt apdrošināšanu pirms prasības iesniegšanas vai pierādīt, ka esat apdrošinājies, ja rodas domstarpības ar apdrošināšanas sabiedrību. Atjaunojot vai mainot savu politiku, jūs saņemsit par to jaunu dokumentu komplektu, kurā varat atmest iepriekšējos..

Bankas ieraksti

Katru reizi, kad izmantojat bankomātu vai veicat iemaksu vai izņemšanu pie bankas kasiera loga, jūs saņemat kvīti. Saglabājiet tos tik ilgi, līdz saņemat ikmēneša izrakstu no bankas, lai jūs varētu pārliecināties, ka visi jūsu darījumi ir pareizi reģistrēti. Pēc tam jūs varat tos mētāt.

Ja jūs veicat bankas norēķinus tiešsaistē, tad pēc to pārbaudes nav nepieciešams turēties pie ikmēneša bankas pārskatiem. Jebkurā mēnesī varat apmeklēt bankas vietni vai lietotni, lai piekļūtu izraksta kopijai. Ja neveicat banku internetbankā, ieteicams ir saglabāt ikmēneša pārskatus gadu vai pat septiņus gadus, ja tie jums nepieciešami nodokļu vajadzībām. Ja saņemat gada pārskatu, kurā iekļauta nodokļu informācija, varat to paturēt un atmest mēneša pārskatus.

Ja jūs joprojām izmantojat čekus papīra formā, turiet atceltos čekus vai to kopijas, kas pievienoti jūsu paziņojumam, vienu gadu. Tādā veidā jūs varat uzrādīt čeku, kad tas jums nepieciešams kā maksājuma pierādījums. Katru mēnesi iziet visas čekus, kuriem ir pārsniegts viena gada ierobežojums, un iesniedziet tos, kas saistīti ar jūsu nodokļiem, biznesa izdevumiem, mājas uzlabošanu vai hipotēkas maksājumiem. Visus pārējos var sasmalcināt.

Investīciju ieraksti

Ja jūs ieguldāt akcijās, obligācijās vai kopfondos ar brokeru sabiedrības starpniecību, tas jums ik pēc trim mēnešiem nosūtīs ceturkšņa pārskatu, lai parādītu, kā darbojas jūsu ieguldījumi. Saglabājiet šos pārskatus līdz gada beigām, kad uzņēmums nosūtīs gada pārskatu. Pārbaudiet ceturkšņa pārskatus, lai pārliecinātos, ka tie sakrīt ar gada kopsavilkumu, un pēc tam tos izmetiet. Turieties pie gada kopsavilkumiem tik ilgi, kamēr jums pieder vērtspapīri, kā arī vēl septiņus gadus, ja jums tie ir nepieciešami nodokļu vajadzībām.

Ja tiešsaistē pērkat un pārdodat atsevišķus akcijas, obligācijas vai fondus, jūs saņemsit pirkuma apstiprinājumu. Saglabājiet šo apstiprinājumu, līdz jūs pārdodat vērtspapīru, lai jūs varētu uz to atsaukties, kad jūs ziņojat par nodokļu ieņēmumiem no pārdošanas. Pēc tam, iespējams, jums tas jāglabā dokumentācijā ar citiem nodokļu dokumentiem, ja tas jums ir nepieciešams revīzijai.

Pensionēšanās dokumenti

Arī pensijas plāni, piemēram, 401. punkta k) apakšpunkts un 403. punkta b) apakšpunkts, izsūta ceturkšņa pārskatus. Eksperti saka, ka jums šie dati jāizturas tāpat kā ceturkšņa pārskati attiecībā uz citiem ieguldījumiem: Aiciniet tos pārbaudīt, lai pārbaudītu gada pārskatu, pēc tam tos izmetiet..

Eksperti ir vienisprātis, ka jums ikgadējie pārskati jāsaglabā vismaz līdz aiziešanai pensijā, un daži iesaka tos glabāt tik ilgi, kamēr jūs turpināsit nopelnīt naudu no plāna. Tas ir īpaši svarīgi Roth IRA un Roth 401 (k) plāniem, lai jūs varētu pierādīt, ka esat jau samaksājis nodokļus par savām iemaksām. Ja jūsu darba vieta ir viena no nedaudzajām, kurā joprojām tiek piedāvāts noteiktu pabalstu pensiju plāns, eksperti iesaka visus dokumentus, kas saistīti ar šo plānu, saglabāt pastāvīgi, pat pēc aiziešanas pensijā.

Aizdevuma dokumenti

Ja jums ir parādi, piemēram, hipotēka, aizdevums automašīnai vai studentu aizdevums, turiet visus dokumentus, kas attiecas uz šiem aizdevumiem, līdz tie tiek samaksāti. Tas ietver aizdevuma līgumu un visu jūsu maksājumu uzskaiti. Šīs uzskaites saglabāšana ļauj precīzi pierādīt to, ko esat parādā un cik esat jau samaksājis.

Kad aizdevums ir nomaksāts, jums jāsaņem vēl viens dokuments, kas parāda, ka aizdevums ir pilnībā samaksāts. Nodokļu uzskaitei šis dokuments ir jāuzglabā vismaz septiņus gadus. Tomēr, ja jums ir vietas, ieteicams to turēt uz visiem laikiem, lai varētu pierādīt, ka aizdevums ir atmaksāts. Attiecībā uz hipotēku kredītiem jums šis ieraksts noteikti jāglabā mūžīgi.

Īpašuma uzskaite

Ja esat māju īpašnieks, jums ir jāsaglabā visi dokumenti, kas saistīti ar jūsu mājas iegādi un visiem nozīmīgākajiem mājas uzlabojumiem. Tajā ietilpst visu ar mājas iegādi saistīto izdevumu uzskaite, piemēram, maksa par juridisko palīdzību un komisijas maksa par nekustamo īpašumu. Šie dokumenti būs nepieciešami, lai noteiktu izmaksu bāzi - tas ir, kopējo naudas summu, kuru esat ielicis mājās - to pārdodot. Šī informācija ietekmēs summu, kuru maksājat kapitāla pieauguma nodoklī par pārdošanu.

Tāpat, ja jums pieder brīvdienu māja vai ieguldāt nekustamā īpašuma nomas īpašumos, jums vajadzētu saglabāt šos pašus dokumentus visiem jūsu īpašumiem papildus jūsu galvenajai mājai. Nodokļu nolūkos turiet šos dokumentus līdz septiņus gadus pēc īpašuma pārdošanas.

Vēl viens noderīgs dokuments, kas jāsaglabā, ir jūsu ceturkšņa īpašuma nodokļa rēķins. Saglabājiet rēķinus, kā arī kvītis vai atceltos čekus, lai pierādītu, ka esat veicis maksājumus, līdz iesniegsit nākamā gada nodokļus. Ja esat iesaistīts strīdos par īpašuma nodokļa samaksu, glabājiet rēķinu, līdz strīds tiek nokārtots.

Vēl viens dokuments, kas jums jāuztur - un pārliecinieties, ka glabājaties drošā vietā - ir nosaukums jūsu mājām. Šis dokuments ir jūsu juridiskais pierādījums tam, ka jums pieder īpašums. Saglabājiet īpašumtiesības uz mājām, līdz to pārdodat. Dariet to pašu attiecībā uz automašīnas nosaukumu, ja jums tāds ir.

Ja esat īrnieks, jums nevajadzēs uztraukties par pirkumiem, taču, visticamāk, jums būs īres līgums, kuru parakstījāt, pārceļoties. Saglabājiet šo dokumentu tik ilgi, kamēr dzīvojat mājās, lai jūs varētu atsaucieties uz to, ja jums ir kādi strīdi ar savu saimnieku. Kad esat pārcēlies, turieties pie īres līguma, līdz saimnieks atdod drošības naudu. Pēc tam jūs varat to sasmalcināt.

Personīgie ieraksti

Daži no vissvarīgākajiem dokumentiem, kas jums pieder, ir tie, kas dokumentē svarīgos notikumus jūsu dzīvē. Atkarībā no tā, kā pagājis jūsu dzīvesstāsts, tajos varētu ietilpt kāds no šiem:

• Dzimšanas apliecības (savu un savu bērnu)
• Adopcijas dokumenti
• Sociālās apdrošināšanas karte
• Laulības licence
• Dekrēts par šķiršanos
• Naturalizācijas apliecība
• Militārās izlādes dokumenti
• Testamenti, trasti, pilnvaras un citi īpašuma plānošanas dokumenti
• Miršanas apliecības (laulātajam un citiem tuviem radiniekiem)

Šie dokumenti jums būs jāizmanto dažādos dzīves periodos. Piemēram, kā ID varat izmantot dzimšanas apliecību vai sociālās apdrošināšanas karti, piesakoties autovadītāja apliecībai vai pasei; jums vajadzēs uzrādīt laulības šķiršanas dekrētu, ja vēlaties apprecēties vēlreiz, un mantiniekiem pēc nāves būs nepieciešama jūsu testamenta pieejamība. Saglabājiet šos dokumentus mūžīgi un glabājiet tos drošā vietā, piemēram, seifā.

Runājot par seifiem, Consumer Reports saka, ka, ja jums tāds ir, ieteicams izveidot tā satura sarakstu. Jūs varat atsaukties uz to, ja jums ir aizdomas, ka kaut kā trūkst. Saglabājiet šo sarakstu, kamēr vien jums ir kaste.

Kā saglabāt savus ierakstus

Kad esat kārtojis visus savus ierakstus un izdomājis, ko glabāt, jums jāizlemj, kur to saglabāt. Dokumentu glabāšanai ir divi galvenie veidi: uz papīra vai digitālā formā. Neatkarīgi no tā, kuru izvēlēsities, jums būs nepieciešama sistēma, lai savus ierakstus kārtotu, lai jūs tos varētu viegli atrast, kad jums tas nepieciešams. Kamēr strādājat pie failu sakārtošanas, varat veikt dažus piesardzības pasākumus, lai aizsargātu slepenos dokumentus no bojājumiem un zādzībām.

Papīra dokumentu glabāšana

Papīra dokumentus iedala vairākās dažādās kategorijās. Kredītkaršu kvītis, bankomātu kvītis un bankas depozītu kvītis ir jāuzglabā mazāk nekā mēnesi. Jūs varat tos atlicināt aploksnē vai piespraust pie kvīts statīva. Mēneša beigās jūs tos visus varēsit pārbaudīt, izmantojot savu kredītkarti vai bankas izrakstu, un pēc tam tos iznīcināt.

Pēc tam daži dokumenti - piemēram, ceturkšņa investīciju pārskati un apdrošināšanas veidlapas - jāglabā gadu vai mazāk. Ērts veids, kā tos uzglabāt, ir kartotēkā vai pakarināmā failu kaste ar atsevišķu mapi katrai kategorijai: mājas, automašīnas, finanšu utt. Ja trūkst vietas un jums ir tikai daži dokumenti, ko glabāt, akordeona failu organizators ar vairākām iebūvētām kabatām piedāvā kompaktu alternatīvu.

Visbeidzot, ir dokumenti, kas jums ilgāk jāuzglabā, piemēram, nodokļu deklarācijas un īpašuma uzskaite. Izmantojot tos, jums jāizlemj, kas jums ir svarīgāks: aizsargājiet failus vai saglabājiet tos pieejamus.

Glabājot ilgtermiņa dokumentus failu skapī kopā ar īstermiņa dokumentiem, būs viegli tos atrast, kad tie jums nepieciešami. Un, ja jūs izvēlaties failu skapi ar slēdzeni, tas neļaus jūsu slepenajai personiskajai informācijai nonākt nevēlamo acu priekšā. Tomēr tas nepasargās šos dokumentus no sabojāšanas ugunsgrēka vai plūdu gadījumā. Turpretī dokumentu glabāšana ugunsdrošā seifā tos pasargās no bojājumiem un zādzībām, taču tas apgrūtinās piekļuvi tiem.

Mazā biznesa eksperte Barbara Veltmane, runājot ar Consumer Reports, iesaka izvēlēties ugunsdrošu seifu īpaši jutīgiem dokumentiem: banku un investīciju pārskatiem, nodokļu dokumentiem, īpašuma plānošanas dokumentiem un pensiju informācijai. Tā kā šie dokumenti satur personisku informāciju, piemēram, jūsu sociālās apdrošināšanas numuru, atstājot tos tur, kur citi tos varētu atrast, jūs riskējat ar identitātes zādzībām..

Ieteicams arī glabāt seifā apdrošināšanas dokumentus, lai jūs tos varētu atgūt pēc ugunsgrēka, plūdiem vai ielaušanās. Tajā ietilpst jūsu apdrošināšanas polises un mājas inventāra kopija, kas jums būs nepieciešama, lai iesniegtu prasību. Eksperti arī iesaka izveidot visu jūsu vissvarīgāko kontu sarakstu un ievietot to seifā atsauces nolūkos.

Elektronisko dokumentu glabāšana

Saglabāt savus finanšu dokumentus digitālā formā var būt vienkāršāk nekā fizisku dokumentu glabāšanu. Elektroniskie faili jūsu mājā aizņem mazāk vietas nekā papīra skapīši, un tos nevar iznīcināt ugunsgrēki vai plūdi. Ja lielāko daļu rēķinu un izrakstu jau esat saņēmis digitālā formā, ir viegli tos novietot cietajā diskā, un, ja jums ir papīra dokumenti, tos var pārveidot elektroniskā formā, tos skenējot..

Tomēr elektroniskie faili ir neaizsargāti pret citiem draudiem, piemēram, datorvīrusiem un hakeru veikšanu. Tālāk ir norādīts, kā aizsargāt savus digitālos ierakstus no šīm briesmām:

• Izmantojiet paroles aizsardzību. Vispirms pārliecinieties, vai visos tiešsaistes finanšu kontos izmantojat stingras paroles. Bieži nomainiet paroles un nelietojiet to pašu paroli vairākām vietnēm. Ja cietajā diskā glabājat finanšu ierakstu kopijas, varat ar paroli aizsargāt atsevišķus failus vai mapes, kurās tos glabājat. Digital Trends izskaidro, kā to izdarīt gan Windows, gan Macintosh datoriem..
• Instalējiet pretvīrusu programmatūru. Datorvīrusi un cita veida ļaunprātīga programmatūra var sabojāt failus vai pārtraukt piekļuvi tiem. Lai izvairītos no šīm problēmām, datorā instalējiet labu pretvīrusu programmu un regulāri atjauniniet to. Sazinieties ar tehnoloģiju publikācijām, piemēram, PC Magazine un CNET, lai atrastu labāko pretvīrusu programmatūru Windows mašīnām un Mac.
• Izmantojiet pārsprieguma aizsargu. Vēl viens drauds jūsu datoram ir strāvas stiprums, kas var apcept tā delikātos iekšējos komponentus. Labākais veids, kā samazināt šos draudus, ir saglabāt datora pieslēgumu pārsprieguma aizsargam. Strāvas joslas ar pārsprieguma aizsardzību var vienlaikus aizsargāt līdz pat duci elektronisko ierīču.
• Saglabājiet rezerves kopijas. Neatkarīgi no tā, cik rūpīgi aizsargājat datoru, nevar pilnībā novērst risku, ka tas tiks sabojāts vai nozagts. Tomēr, ja jūs glabājat failu rezerves kopijas mākonī, jūs nezaudēsit piekļuvi tiem pat tad, ja pazaudēsit datoru. Pārliecinieties, vai mākoņa krātuves pakalpojumu sniedzējs izmanto šifrēšanas tehnoloģiju, lai hackers nevarētu viegli nokļūt jūsu failos. Alternatīvi, jūs varat dublēt failus ārējā cietajā diskā, kas ir aizsargāts ar paroli.

Personīgo ierakstu glabāšana

Eksperti nav vienisprātis par to, kur jums vajadzētu glabāt svarīgus personiskos ierakstus, piemēram, dzimšanas apliecības, pases, testamentus un mājas un automašīnas nosaukumus. Veltmans iesaka šos dokumentus ievietot seifā bankā, taču citi eksperti norāda, ka šādi rīkojoties, dokumentiem varēsit piekļūt tikai bankas darba laikā. Turklāt, ja jūs nomirsit, jūsu seifu varētu aizzīmogot, padarot mantiniekiem grūti izgūt saturu. Šie eksperti saka, ka ugunsdrošs seifs ir labākā vieta šiem svarīgajiem dokumentiem.

Varbūt drošākais risinājums no visiem ir izgatavot svarīgāko dokumentu, piemēram, dzimšanas un laulības apliecību, rezerves kopijas. Tas ļaus jums vienu glabāt seifā un vienu ugunsdrošā seifā mājās.

Veco dokumentu sasmalcināšana

Lai pasargātu sevi no identitātes zādzības, jums ir jādara vairāk, nekā tikai droši glabājiet glabātos dokumentus. Jums ir arī droši jāiznīcina tie, kurus izmetat. Ja atkritumos vai atkritumu pārstrādes atkritumu tvertnē izmet dokumentus ar slepenu personisko informāciju, zagļi tos var izvilkt no apmales un izmantot, lai ielauztos savos kontos..

Lai izvairītos no šīs problēmas, ieguldiet nelielu mājas biroja smalcinātāju. Šķērsgriezuma smalcinātājs ir vislabākais, jo tas sasmalcina jūsu dokumentus mazos gabalos, nevis garās sloksnēs, kuras, iespējams, var salikt atkārtoti. Nav nepieciešams sasmalcināt katru papīra gabalu, uz kura ir jūsu vārds, bet eksperti saka, ka ir saprātīgi sasmalcināt jebko, kas satur vairāk personiskas informācijas par jums, nekā jūs varētu atrast tālruņu katalogā.

Saskaņā ar Recycle Coach teikto, vairums pilsētu ļauj sasmalcinātos finanšu dokumentus izmest savā apmales pārstrādes tvertnē, tomēr, iespējams, jums tie būs jāievieto plastmasas maisiņā, papīra maisiņā vai kartona kastē, lai mazie gabali nepūstu prom. Sazinieties ar vietējo pārstrādes aģentūru, lai uzzinātu, kādi ir noteikumi. Jūs varat arī papīra smalcinātājus pārvērst kompostā vai izmantot tos atkārtoti kā mulču vai iesaiņojumu.

Viena veida finanšu ieraksti, kurus nevajadzētu pārstrādāt, ir uz termopapīra izdrukāti veikalu un bankomātu kvītis. Kā skaidro “Recycle Coach”, šāda veida papīros ir plāns toksiskas BPA plastmasas pārklājums, kas var piesārņot visu pārstrādāta papīra partiju. Ja jūsu pilsētā nav īpašas kvīšu pieņemšanas programmas, vienkārši iemetiet tos miskastē. Par laimi kvītīs nav daudz personiskas informācijas par tām, tāpēc vispirms tās nav jākrāj.

Svarīgi ir arī ievērot piesardzības pasākumus, izmetot vecos elektroniskos failus, kas satur sensitīvus datus. Ja šos failus vienkārši pārvietojat uz miskasti - pat ja uzreiz iztukšojat miskasti - fails netiek neatgriezeniski izdzēsts. Tā vietā, saskaņā ar Electronic Frontier Foundation (EFF), jūsu dators padara failu neredzamu un padara aizņemto vietu pieejamu pārrakstīšanai. Kamēr tas nenotiek - kas varētu būt nedēļas, mēneši vai gadi nākotnē - fails joprojām atrodas jūsu diskā, un kvalificēts hakeris to var izgūt.

Lai droši atbrīvotos no failiem, jums ir jādod savam datoram tos pārrakstīt uzreiz pēc to iznīcināšanas. EZF izskaidro, kā to izdarīt gan Macintosh, gan Windows datoros.

Nobeiguma vārds

Visu finanšu dokumentu glabāšanas sistēmas iestatīšana prasa nelielu darbu, taču ilgtermiņā tas var ietaupīt laiku. Tiklīdz precīzi zināt, kuri dokumenti jums jāglabā un cik ilgi, kļūst par ikdienas lietu, lai kvītis ielīmētu aploksnē, ceturkšņa pārskatus mapē un nodokļu deklarācijas ugunsdrošā seifā. Kad jūs zināt, kā nekavējoties rīkoties ar katru dokumentu, jums nebūs dokumentu, kas sakrājas uz katras jūsu mājas virsmas, un jūs neriskēsit zaudēt svarīgus ierakstus, jo tie ir kaut kur aprakti..

Dokumentu kārtošanai ir arī citas priekšrocības. Ja jūsu māja ir sabojāta stihiskas nelaimes gadījumā, tiek nozagts jūsu maciņš vai maciņš vai IRS nolemj jūs revidēt, jūs varēsit uz brīdi uzlikt rokas visiem dokumentiem, kas nepieciešami problēmas risināšanai. Finanšu dokumentu kārtošana var pat palīdzēt jums izprast finansiālo stāvokli, lai labāk izprastu, ko varat un ko nevarat atļauties.

Dažreiz, šķirojot savus finanšu ierakstus, var pat atklāt trūkstošo naudu. Piemēram, jūs varētu atrast čeku, kuru nekad neesat deponējis, medicīnisko rēķinu, kuru varat iesniegt atlīdzībai, vai pat vecu bankas kontu, kuru aizmirsāt. Ja tas nav labs stimuls, lai sakārtotu savu finansiālo dzīvi, es nezinu, kas tas ir.

Kādu sistēmu jūs izmantojat, lai organizētu savu finanšu uzskaiti mājās?