10 vienkārši veidi, kā uzlabot biznesa rakstīšanas prasmes

Tagad padomājiet, cik daudz laika esat veltījis mēģinājumam atšifrēt slikti uzrakstītu e-pastu vai ziņojumu. Lasīšana ir ne tikai nomākta un kaitinoša, bet arī slikta rakstīšana var izraisīt nopietnas nepareizas komunikācijas, iespēju zaudēšanu vai pat nelaimes gadījumus darba vietā..

Šeit jāuzsver, ka labas rakstīšanas prasmes ir vērtīgas vairākos veidos. Un, veltot laiku savas pilnveidošanai, varētu maksāt ievērojamas dividendes visas karjeras laikā. Apskatīsim vairākas metodes, kuras varat izmantot, lai uzlabotu biznesa rakstīšanas prasmes.

Cieto rakstīšanas prasmju vērtība

Laba rakstīšana ir būtiska darbaspēkā vairāku iemeslu dēļ.

Pirmkārt, tas, ka esat labs rakstnieks, palīdz jums izcelties no pūļa un uzlabo jūsu paaugstināšanas vai paaugstināšanas iespējas. Tas var palīdzēt pārliecināt jūsu priekšnieku rīkoties projektos un idejās, kuras jūs aizraujat. Laba rakstīšana padara jūs saprātīgāku, uzticamāku un profesionālāku. Tas palīdz izvairīties no neskaidrībām un nepareizas interpretācijas, veido uzticēšanos un saziņu ar kolēģiem un uzvar klientus.

Laba rakstīšana ir īpaši svarīga, jo mēs arvien vairāk izmantojam sociālos medijus. Mēs visi esam redzējuši profesionāļus Twitter, LinkedIn vai Facebook kļūdaini rakstītos vārdos vai nepareizi lietojot kādu vārdu. Tas ir ne tikai mulsinoši, kad ar jums notiek, bet arī nākotnē var ietekmēt jūsu reputāciju un uzticamību.

Jūsu rakstīšana ir viens no primārajiem nesējiem, kurā jūs vērtēsit visas dzīves garumā. E-pasti, teksti un pārskati, ko katru dienu sūtāt, ir fiziska un ierakstīta informācija par tu. Laika gaitā šie attēlojumi veido jūsu reputāciju un ietekmē attiecības, kas jums ir nepieciešamas, lai attīstītos karjerā.

Jūsu raksts paziņo jūsu domas, un ir svarīgi, lai šīs domas tiktu nodotas pēc iespējas skaidrāk un visizcilākā veidā..

Kurts Vonnegūts sacīja: “Kāpēc jums vajadzētu pārbaudīt savu rakstīšanas stilu ar domu to uzlabot? Dariet to kā cieņas zīmi pret saviem lasītājiem, lai arī ko jūs rakstītu. ”

Neatkarīgi no tā, vai esat uzņēmējs, kuram jāraksta lielisks paziņojums presei, menedžerim, kurš katru dienu raksta e-pastus aizņemtai komandai, vai kādam, kurš meklē jaunu darbu, kuram jāraksta uzvarētāju pavadvēstule, obligātas ir labas komunikācijas prasmes. Dzīvē ir nozīme vārdiem, un jūs gūsit lielu labumu no zināšanām, kā tos efektīvi izmantot.

Kā uzlabot savas rakstīšanas prasmes

Lieliska rakstīšana prasa laiku un praksi. Kā teica ikonu biznesmenis Deivids Ogilvijs: “Laba rakstīšana nav dabiska dāvana. Jums jāiemācās labi rakstīt. ”

Ir vairāki veidi, kā jūs varat ātri veikt uzlabojumus pats savā rakstā.

1. Padomājiet, pirms sākat rakstīt

Pirms sākat kaut ko rakstīt, apstājieties un padomājiet par to, ko vēlaties un kas jums jāsaka. Pajautājiet sev: “Kas šai personai jāzina vai jāsaprot pēc šī e-pasta lasīšanas?”

Varat arī izmantot “5 Ws + H”, ko visi žurnālisti izmanto, veidojot savu darbu:

• Kas: Kas ir mana auditorija??
• Kas: Kas viņiem jāzina?
• Kad: Kad tas attiecas, kad tas notika vai kad viņiem tas jāzina?
• Kur: Kur tas notiek??
• Kāpēc: Kāpēc viņiem šī informācija ir vajadzīga??
• Kā: Kā viņiem vajadzētu izmantot šo informāciju?

Jums arī jājautā sev: “Vai man tiešām ir jānosūta šis e-pasts?”

Katrā nozarē strādājošie speciālisti katru dienu ir pārpludināti ar e-pastiem, no kuriem daudzi ir nevajadzīgi. Ietaupiet sevi un lasītāja laiku, pārliecinoties, ka katrs jūsu nosūtītais e-pasts ir patiesi nepieciešams un būtisks.

2. Turiet to īsu

Kad esat noteicis, kas jums jāsaka, ātri nokļūstiet vietā. Cilvēki vienmēr tiek piespiesti uz laiku, un viņi novērtēs jūsu īsumu.

Vajag pārliecinošāku? Apstājieties un padomājiet par to, cik neapmierināts jūtaties pēc tam, kad esat lasījis e-pastu, kas ir trīs reizes ilgāks nekā tai vajadzētu būt, un galvenie punkti ir aprakti apakšā. Tā ir laika un enerģijas izšķiešana, vai ne?

Nelieciet auditorijai to izprast - esiet īss.

Tas var palīdzēt padomāt kā cilvēki lasa. Novelists Elmore Leonards piedāvā kodolīgu, bet lielisku padomu, sakot: “Centieties atstāt to daļu, kuru lasītāji mēdz izlaist.” Parasti tas nozīmē garas rindkopas, kurām ir vairāk sakara ar to tu vēlaties pateikt, nekā tas, kas lasītājam ir jādzird. Vienmēr paturiet prātā savu lasītāju.

Ja konstatējat, ka nevarat uzrakstīt e-pastu, kura ir īsāka par pusi lapas, e-pasts nav labākais veids, kā paziņot šo informāciju. Tā vietā piezvaniet personai un tieši ar viņu sarunājieties.

3. Izvairieties no pretencioziem vārdiem

Rakstiski jūsu mērķis ir būt skaidram un tiešam. Ja jūsu lasītājam ir jāizmanto Google, lai atšifrētu to, ko mēģināt pateikt, viņi jutīsies atsvešināti un nokaitināti.

Marks Tvens reiz teica: “Nelietojiet piecu dolāru vārdu, kad to darīs piecdesmit centu vārds.” Izvairieties no kārdinājuma lietot ziedu, izlikšanās vārdus, lai izklausītos gudrāk. Pieturieties pie piecdesmit centu vārdiem.

Tādā pašā veidā, kad vien iespējams, izvairieties no žargona. Žargonā bieži liek izklausīties pretencioziem, un tas var vēl vairāk atsvešināt jūsu lasītāju. Tā vietā rakstiet tā, kā runājat. Saglabājiet to dabiski un tieši.

4. Izmantojiet aktīvo balsi

Aktīvie teikumi ir tiešie, treknrakstā un interesantākie nekā pasīvie teikumi. Pasīvie teikumi ir vāji un vārdi; viņi ir kā mīksts rokasspiediens. Jūsu rakstīšana dramatiski uzlabosies, ja pēc iespējas centīsities izmantot aktīvus teikumus.

Piemēram, apskatiet divus teikumus zemāk:

1. Kaķis saskrāpēja sievieti.
2. Sievieti kaķis saskrāpēja.

Pirmais teikums ir uzrakstīts aktīvajā balsī. Tas ir skaidrs un tiešs. Otrais teikums ir pasīvs.

Aktīvā teikumā subjekts uzstājas darbības vārda darbība. Pasīvā teikumā subjekts ļauj darbībai notikt uz viņiem. Šeit ir vēl viens vienkāršs piemērs:

1. Golfa spēlētājs atsitās pret bumbu.
2. Bumbu atsita golfa spēlētājs.

Pirmajā teikumā subjekts (golfa spēlētājs) veic darbību (sit bumbu). Otrajā teikumā subjekts (golfa spēlētājs) nāk pēc darbības vārda; tā saņem darbību.

Lai pamanītu pasīvo balsi, darbības vārda priekšā meklējiet darbības vārda “būt”, piemēram, “būs” vai “bija” formas. Piemēram, “sanāksme notiks plkst. 8:00” ir pasīva. Tā vietā sakiet: “Sanāksme notiek plkst. 20:00.”

5. Vienmēr esi profesionāls

Dažreiz ir vilinoši iemest joku vai e-pastā iekļaut dažas biroja tenkas. Tomēr šie papildinājumi neveicina jūsu vēstījumu un var negatīvi ietekmēt jūsu reputāciju. Viņus arī viegli pārprot.

Jā, jums jābūt autentiskam un jāļauj jūsu balss spīdēt. Bet jums arī jāpaliek profesionālam; tas ir līdzsvarojošs akts. Labs veids, kā pārbaudīt sava satura piemērotību, ir jautāt: “Vai man tas būtu patīkami, ja rīt no rīta tas atrastos avīzes sākumlapā?” Ja tas liek jums drūzmēties, veiciet rediģēšanu.

6. Noskaidrojiet savu aicinājumu uz rīcību

Jūsu biznesa komunikācijas tiek nosūtītas ar mērķi; reti kurš uzrakstīs tīri informatīvu e-pastu. Iespējams, ka lasītājam ir jādara kaut kas: jāatsauc atpakaļ, jāsniedz vairāk informācijas, jāapstiprina viņu klātbūtne sapulcē utt..

Neatstājiet lasītāja ziņā, lai viņš izdomātu, ko jūs vēlaties darīt ar šo informāciju. Izsakiet to precīzi un precīzi. Piemēram:

• Lūdzu, nosūtiet visus labojumus līdz otrdienai plkst. 17:00.
• Lai atrisinātu problēmu, lūdzu, piezvaniet šim klientam līdz piektdienai.

Esiet skaidrs, ko vēlaties, un, iespējams, jūs atradīsit labākus rezultātus no saviem lasītājiem.

Pro padoms: Paturiet prātā, ka, ja jums ir nepieciešama tūlītēja rīcība, sarunājieties ar saņēmēju klātienē. Celieties no sava galda un dodieties uz viņu biroju, vai arī piezvaniet viņiem pa tālruni. Rakstīšana ir svarīgs līdzeklis, taču nekas nepārspēj klātienes sarunu, kad jums kaut kas jādara.

7. Atbilstoši izmantojiet sava e-pasta tēmas rindu

Jūsu e-pasta tēmas rindiņa ir spēcīgs rīks; domā par to kā sava e-pasta virsrakstu. Galvenais ir pārliecināties, ka ķermenis tiek lasīts. Lai to izdarītu, virsrakstiem jābūt īsiem, tiešiem, jaudīgiem un specifiskiem.

Piemēram, apskatiet divas zemāk esošās e-pasta tēmas:

1. Pirmdienas sanāksme
2. Apmeklējot pirmdienu, 14. oktobri, pulksten 14:00 ceturkšņa ziņojumu sanāksme

Pirmā temata līnija ir neskaidra un atstāj daudzus jautājumus neatbildētus. Kura pirmdienas sanāksme? Par ko ir sanāksme? Vai man pat jāzina par šo tikšanos?

Otrā tēmu rinda ir daudz specifiskāka, un tāpēc to drīzāk var ātri atvērt un lasīt. Tas paziņo, par kuru sanāksmi autors runā, kad tā notiek un kas jums varētu būt nepieciešams, apmeklējot šo konkrēto sanāksmi.

Nekad neatstājiet e-pasta tēmas rindu tukšu. E-pasta filtros tukšās tēmu rindas bieži tiek klasificētas kā surogātpastu, tāpēc aizpildiet to, lai e-pasts netiktu palaists garām.

Pro padoms: Ja jums ir jāuzdod tikai vienkāršs jautājums, izmantojiet ziņojumu beigu (EOM) paņēmienu. Vienkārši ierakstiet savu jautājumu e-pasta tēmas rindiņā un beigās pievienojiet “EOM”. Tas ietaupa jūsu lasītāja laiku, jo viņi var ātri atbildēt, nelasot lieku tekstu.

Piemēram, jūsu tēmas rindā varētu būt teikts: “Vai jūs piedalīsities šīs pirmdienas pulksten 14:00 sanāksmē? EOM. ”

Pirms šīs tehnikas izmantošanas pārliecinieties, ka saņēmēji zina, ko nozīmē EOM. Tad ideālā gadījumā viņi atgriešanās e-pasta tēmas rindā atbildēs kaut kā, piemēram, “Jā, es tur būšu. EOM. ”

8. Pieturieties pie vienas tēmas e-pastā

Kad vien iespējams, koncentrējiet savus e-pastus uz vienu noteiktu punktu vai ideju. Ja jums ir jārisina cita tēma, uzrakstiet atsevišķu e-pastu. Koncentrēšanās uz vienu tēmu katrā e-pastā dod lasītājam laiku apstrādāt teikto un tieši atbildēt. Tas arī palīdz viņiem efektīvāk sakārtot savus e-pastus un ātrāk atrast arhivētos e-pastus.

Piemēram, zemāk ir e-pasta piemērs, kas aptver pārāk daudz tēmu:

E-pasta tēmas rinda: Pirmdienas sanāksme 

Korpuss: Sveiks, Stīvs, 

Paldies par visu jūsu darbu pie ceturkšņa pārskatu sagatavošanas pagājušajā nedēļā. Jūs paveicāt labu darbu! Es tikai domāju, ka mums ir jāsaīsina ievaddaļa, bet tas nav lieliski.

Es rakstīju, lai redzētu, vai jūs apmeklējat šīs pirmdienas sanāksmi. Ja jā, vai jūs, lūdzu, varētu atnest sava sākotnējā ceturkšņa pārskata projekta kopiju? Es gribētu to parādīt Sūzenai.

Turklāt, vai jūs kādreiz esat pieskāries bāzei ar Al Thompson Sirakūzās? Viņam bija dažas sūdzības par savu pēdējo sūtījumu, un mums jāpārliecinās, ka tie tiek risināti. Paziņojiet man, kā tas izrādās.

Paldies,

Džims

Apstājieties un padomājiet par to, cik daudz lietu Stīvam ir lūgts risināt šajā e-pastā.

Pirmkārt, viņam ir jāizdomā, vai Džims vēlas, lai viņš rediģētu ievadrakstu, vai arī Džims to darīs pats; tas nav skaidrs. Pēc tam viņam jāapstiprina, ka viņš ieradīsies pirmdienas sanāksmē, kā arī jāatceras iesniegt ziņojuma projektu. Visbeidzot, viņam ir jārisina šīs klientu sūdzības un jāstāsta Džimam par notikušo.

E-pastā ir daži svarīgi atgādinājumi, un Stīvs varētu vēlēties to saglabāt. Bet virsraksts vienkārši saka: “Pirmdienas sapulce”. Ja viņš vēlas to saglabāt kā atgādinājumu, lai risinātu šīs klientu sūdzības, virsrakstam nav nekā kopīga ar faktisko tēmu. Viņam būs jāatceras, ka atgādinājums adresēt klientu sūdzības bija e-pastā ar nosaukumu “Pirmdienas sapulce”.

Izdariet saviem lasītājiem labvēlību un padariet viņiem lietas pēc iespējas vienkāršākas. Vienkārši izmantojiet vienu e-pasta tēmu.

9. Nekad nelietojiet e-pastu, lai piegādātu sliktas ziņas

Nekad nelietojiet e-pastu, lai piegādātu sliktas ziņas. Ja jums ir nepieciešams kādu darbinieku atlaist no komandas vai sniegt atsauksmes, kas izklausīsies mazāk kā rožainas, dariet to personīgi. Pārpratumu rašanās, izmantojot e-pastu, ir vienkārša, un tas tiek pastiprināts, ja sliktu ziņu sniegšanai izmantojat e-pastu. Personīgi jūs varat sazināties ar līdzjūtību un empātiju, kā arī varat izmantot savu ķermeņa valodu un balss toni, lai vēl vairāk pateiktu savu sirsnību un nodomus. Tas ir kaut kas, ko jūs vienkārši nevarat izdarīt, izmantojot e-pastu.

10. Korektūra, korektūra, korektūra

Gramatikas un pareizrakstības kļūdas ir mulsinošas, un tās kaitē jūsu uzticamībai. Protams, jūs varat paļauties uz pareizrakstības pārbaudes rīkiem, taču tie neķer visu, it īpaši vārdus, kas tiek izmantoti ārpus konteksta.

Kad esat pabeidzis rakstīt, nekavējoties to izlasiet. Un, kad vien iespējams, novietojiet to prom un pēc dažām stundām (vai dažām dienām) lasiet vēlreiz. Piešķirot sev zināmu attālumu no rakstīšanas, tas palīdzēs pamanīt kļūdas, kuras jūs, iespējams, esat pamanījuši pirmajā lasījumā.

Pro padoms: Veicot korektūru, uzmanīgi izlasiet katru teikumu. Ņemiet vērā Džordža Orvela ieteikumu, kurš saka: “Skrupulozs rakstnieks katrā teikumā, ko viņš raksta, uzdos sev vismaz četrus jautājumus, tādējādi: Ko es mēģinu pateikt? Kādi vārdi to izteiks? Kāds attēls vai idioma to padarīs skaidrāku? Vai šis attēls ir pietiekami svaigs, lai tam būtu efekts? Un viņš, iespējams, pajautās sev vēl divus: Vai es varētu to uzdot īsāk? Vai esmu sacījis kaut ko tādu, kas ir neizbēgami neglīts? ”

Ja e-pasts vai ziņojums ir īpaši svarīgs, dodiet to uzticamam draugam vai kolēģim izlasīt, pirms nosūtāt to paredzētajai auditorijai. Jauns acu pāris varētu pamanīt papildu kļūdas, kuras esat pamanījis.

Pro padoms: Ja jums liekas, ka jums ir nepieciešama papildu palīdzība, rakstot biznesu, izmantojiet tādu pakalpojumu kā Grammarly, kas skenē tekstu un identificē gan vienkāršas, gan sarežģītas gramatikas kļūdas (ieskaitot pareizi uzrakstītus vārdus, kas izmantoti nepareizā kontekstā). Jūs arī saņemat paskaidrojumus par katru kļūdu, lai nākotnē varētu uzlabot rakstīšanu.

Nobeiguma vārds

Ikviens var iemācīties būt labāks rakstnieks, un labākais veids, kā uzlabot savu rakstīšanu, ir prakse. Jo vairāk jūs rakstīsit, jo labāk jūs to iegūsit. Varat arī apsvērt iespēju veikt bezmaksas uzņēmējdarbības rakstīšanas tiešsaistes kursu, izmantojot Coursera. Klasi izveidoja Kolorādo-Bouldera Universitāte, un tā ir bezmaksas, ja jūs veicat auditu.

Kādas kļūdas jūs visbiežāk pieliekat, rakstot uzņēmējdarbību? Ko jūs domājat darīt labi??