Kā izveidot mājas kartotēku lietvedībai

Bet gada nodokļu nomaksa nav vienīgais iemesls, lai izveidotu labu kartotēku. Ir svarīgi saglabāt kvītis, lai parādītu, cik esat samaksājis par īpašumu un ieguldījumiem, kā arī pierādītu, kad pirkumi tika veikti. Ir gandrīz neiespējami saņemt aizdevumu, neatklājot ierakstus par saviem ienākumiem un izdevumiem.

Izsekot dokumentiem ir nepieciešamība, un tas var radīt problēmas nesagatavotiem un nesakārtotiem cilvēkiem. Tomēr mājas kartēšanas sistēmas izveidošana, kurai ir jēga, var būt diezgan vienkārša.

Kartotēkas iestatīšana

Ja vēl neesat konvertējis uz elektronisku dokumentu glabāšanas sistēmu, joprojām varat viegli pārvaldīt sistēmu, lai sekotu visiem jūsu ierakstiem..

1. Iegādājieties nepieciešamos materiālus

Apmeklējiet savu iecienīto biroja preču veikalu un veiciet šādus pirkumus:

Viena burta izmēra kabatas fails, kura izmērs var sasniegt trīs ar pusi collas (aptuveni 3 USD)
Vairākas failu mapes (mazāk par USD 1)
Failu mapju etiķetes (apmēram 3 USD par iepakojumu ar 250 etiķetēm)

2. Izveidojiet etiķetes

Marķējiet gada paplašinošo mapi. Pēc tam katrai failu mapei izveidojiet etiķeti:

Personīgie izdevumi, piemēram, apģērbs, grāmatas, pārtikas preces un izklaide
Medicīniskā / zobārstniecības
Komunālie rēķini
Lieli pirkumi un mājas uzlabojumi
bankas izraksts
Investīcijas
Kredītkaršu izraksti un kvītis
Maksājiet stubs
Nodokļu uzskaite

3. Kārtojiet savus dokumentus un failus

Kad mapes ir marķētas, sāciet kārtot kartotēku. Gada gaitā varat pievienot vairāk mapju, lai turētu ieņēmumus par jaunām kategorijām, kuras jums ir nepieciešams izsekot, piemēram, par izglītības, mājdzīvnieku vai ceļa izdevumiem..

Ievietojiet failu mapes paplašinošajā mapē un glabājiet kartotēku droši, lai tā būtu ievietota atvilktnē vai kartotēkā. Ikreiz, kad veicat pirkumu vai maksājat rēķinu, radiet ieradumu nekavējoties ievietot kvīti attiecīgajā mapē.

Lai palīdzētu turpināt rēķinu apmaksu, izveidojiet mapi ar nosaukumu “Rēķini, kas jāmaksā”. Glabājiet šo mapi labi redzamā vietā, lai jums tiktu atgādināts regulāri apmeklēt to, lai samaksātu nesamaksātos rēķinus. Pēc katra rēķina apmaksas ievietojiet ierakstu attiecīgajā kartotēkas mapē.

Jums vajadzētu arī izveidot mapi ar norādi “Nepieciešama uzmanība”. Piemēram, ja jums ir jāveic izmeklēšana par aizdomīgu maksājumu no jūsu kredītkartes vai ja jums ir jāsazinās ar pārdevēju, kurš nesniedza kredītus par jūsu pēdējā rēķina apmaksu, jums vajadzētu saglabāt ierakstu vai atgādinājumu šī mape.

Ikdienas kartēšanas metode

Ieviešot šo sistēmu, jūs varat samazināt laiku, ko pavadāt meklējot, izmantojot izkliedētus dokumentus, failus sakārtojot organizētos, atbilstoši marķētos failos. Izveidojiet ikdienas režīmu, lai faili būtu konsekventi un pareizi uzturēti:

Savāc pastu un iziet caur to pie sava galda vai virtuves galda.
Atveriet katru pasta sūtījumu un atlieciet otrreiz pārstrādāto nevēlamo pastu un aploksnes.
Ievietojiet rēķinus mapē “Bills to Pay”.
Ievietojiet kvītis to pareizajā mapē. Piemēram, medicīnas pakalpojumu kopsavilkumi jāievieto mapē “Medicīna / Zobārstniecība”.
Visam, kam nepieciešama tūlītēja uzmanība, vajadzētu nonākt mapē “Nepieciešama uzmanība”, lai jūs par to varētu ātri parūpēties.

Ko glabāt un cik ilgi

Vairumā gadījumu jums vajadzētu saglabāt uzskaiti vismaz trīs gadus, jo IRS nodokļu audita laikā parasti meklē trīs gadus jūsu vēsturē. Tomēr IRS var izvēlēties meklēt papildu trīs gadus jūsu vēsturē, tāpēc šī iemesla dēļ ieteicams saglabāt ierakstus sešus gadus..

Šeit ir daži ieraksti, kas jums jāglabā sešus gadus:

Kvoti par visiem atskaitījumiem, kurus esat uzskaitījis nodokļu deklarācijā
Brokeru izraksti par darījumiem, par kuriem ziņots nodokļu deklarācijā
Ieraksti par mājas vai cita īpašuma pārdošanu, kas uzrādīti nodokļu deklarācijā
Ienākumu un izdevumu ieraksti, kas deklarēti par jūsu mazo biznesu nodokļu deklarācijā

Ikviens papīra gabals, kas atbalsta informāciju, kas norādīta jūsu nodokļu deklarācijā, būtu jāsaglabā sešus gadus pēc iesniegšanas datuma.

Tomēr ir daži ieraksti, kurus vēlēsities saglabāt mūžīgi:

Nodokļu atmaksa
Līgumi
Īpašuma akti un noslēguma paziņojumi
Ieraksti par jūsu iemaksām jūsu pensijas plānos
Dzīvības apdrošināšanas polises
Īpašuma plānošanas dokumenti, piemēram, pilnvara vai uzticības līgumi

Papīra darbi, kas jāizmet

Pēc tam, kad esat aizpildījis nodokļu deklarāciju par gadu, ir daži dokumenti, kurus var izmest. Ja vien tas nav saistīts ar jūsu nodokļu deklarāciju, jums vajadzētu būt iespējai atbrīvoties no šādiem priekšmetiem:

Bankas depozītu kvītis un bankomātu kvītis
Algas čekas
Komunālo kabeļu rēķinu kvītis

Nobeiguma vārds

Nav tāda laika kā tagad, lai sāktu kārtot savus dokumentus. Jo ātrāk izveidosit organizētu kartotēku, jo ātrāk varēsit gūt labumu no pārblīvētās mājas vai biroja. Jums var arī būt daudz vieglāk piekļūt visiem dokumentiem vai ierakstīt jebkurā laikā, kad tas jums nepieciešams.

Vai jūs izmantojat mājas kartotēku? Kādas stratēģijas jums ir darbojušās labi?

(foto kredīts: Bigstock)