6 mājas biroja organizācijas idejas un padomi

Ja strādājat no mājām, ir svarīgi aizsargāt savu darba vietu un uzņēmējdarbību, izstrādājot biroja vadības plānu. Neatkarīgi no tā, vai tā ir ergonomiski pareiza mājas biroja mēbeļu iegāde vai rezerves plāna izstrāde datora un interneta darbības traucējumu gadījumā, laba mājas biroja vadība nodrošinās jūsu profesionalitāti un palielinās jūsu peļņu.

Mājas biroja pārvaldības padomi

1. Izveidojiet atsevišķu darbvietu

Ir saprātīgi radīt savrupības sajūtu mājas birojā, pat ja jūsu darbvieta ir citas telpas daļa vai jūsu pagraba stūris. Lai gan faktiski atsevišķas telpas izmantošana ne vienmēr ir iespējama, mēģiniet pēc iespējas labāk noteikt vietu jūsu mājās, kas būs jūsu “biroja zona”. Ja jūsu biroja zonai nav sienu vai starpsienu, varat izveidot garīgas robežas, ierobežojot darba aktivitātes (ieskaitot telefona sarunas un atbildēšanu uz e-pastu) šajā vietā.

Ir vairāki iemesli, kāpēc ir svarīgi īpaši noteikt teritorijas norobežošanu no mājas tikai darbam:

• Skaidri definēta mājas biroja telpa nosaka robežas gan jums, gan mājsaimniecības locekļiem. Bērni, istabas biedri, laulātie un partneri iemācīsies respektēt jūsu vajadzību koncentrēties uz savu darbu, ja viņi var viegli noteikt, kad strādājat, un nav pieejami personisku vai ģimenes problēmu risināšanai..
• Tas samazina risku, ka ar darbu saistīti papīri un aprīkojums var pazust pārējās mājās.
• Tas palīdz jums izveidot profesionālu klātbūtni, tiekoties ar klientiem.
• Ja plānojat veikt mājas biroja nodokļu atskaitījumu, to ir vieglāk aizstāvēt pret auditu, ja varat parādīt, ka jūsu darbs notiek jūsu mājas zonā, kuru izmanto tikai darbam.

2. Iet Pro ar savām biroja precēm un mēbelēm

Jūsu vecmāmiņas antīko galdu un krēslu komplekts var izskatīties skaisti, taču tas, iespējams, ir ergonomisks un organizatorisks murgs. Pārliecinieties, ka mājas birojā ir ērts biroja krēsls un labi izstrādāts datora galds, lai palīdzētu sevi pasargāt no ķermeņa spriedzes un mazinātu jucekli.

Šie gabali nav jāpērk jauni - apskatiet Craigslist, lai atrastu personas un uzņēmumus, kas pārdod vecas biroja mēbeles. Vēl viena iespēja ir atrast, ja tuvumā atrodas kāds biroja mēbeļu veikals, kas nodarbojas ar lietotām mēbelēm - daži to pat piegādā. Pārliecinieties, vai notiek pārdošanas darījumi ārpus uzņēmuma, jo šie veikali bieži mēģina izpārdot savu inventāru, biroja mēbeles un pat biroja iekārtas (piemēram, datorus un printerus), mēģinot likvidēt krājumus..

3. Izveidojiet atsevišķus e-pasta un tālruņa kontus

Runājot par saziņu, vislabāk ir izvairīties no biznesa sajaukšanas ar prieku. Jūs nevēlaties, lai jūsu bērni atbildētu uz klienta tālruņa zvanu, un jūs nevēlaties riskēt ar klienta iekļaušanu masveida e-pastā, kurā ir jaunākā lolcats meme. Ir arī viegli nepamanīt vai palaist garām klientu e-pastus un ziņojumus, ja tie nonāk jūsu personīgajās pastkastēs un kontos.

Ja nevēlaties uztraukties par atsevišķu tālruņa līniju, joprojām varat iegūt speciālu numuru, kas tiek savienots ar balss pastkasti, ļaujot saņemt ziņojumus no klientiem un potenciālajiem klientiem, lai jūs varētu viņiem atzvanīt savā brīvajā laikā..

4. Izmantojiet mājas biroja pakalpojumus

Iepazīstieties ar biroja / biznesa pakalpojumiem, ko piedāvā vietējie kopēšanas veikali, kā arī korporatīvās ķēdes, piemēram, FedEx birojs vai UPS veikals jūsu reģionā. Daudzas no šīm vietām savus pakalpojumus novirza mazo un mājas uzņēmumu īpašniekiem, kuriem nav pasta telpas vai kuri nevar atļauties algot atbalsta personālu.

Pakalpojumi atšķiras atkarībā no atrašanās vietas, bet papildus kopēšanas pakalpojumu, privātu pastkastīšu un pakešu piegādes piedāvāšanai šie veikali var arī pieņemt paketes jūsu vārdā (kas ir svarīgi, ja jūs saņemat daudz preču) un var pat piedāvāt klientiem bezmaksas un zemu cenu. -izmaksāt piekļuvi datoram.

5. Izveidojiet rezerves plānus

Neviens nevēlas domāt par notikumiem, kas viņu biznesam varētu novirzīt no sliedēm, bet, ja jūs esat maza uzņēmuma īpašnieks, ir svarīgi to darīt. Ja neidentificējat draudus savam biznesam, jums nāksies ķerties pie lietas, kad viss neiet kā plānots.

Sākot ar dabas katastrofām un beidzot ar ilgstošām slimībām, apstākļu izmaiņas var izbeigt jūsu biznesu, ja nevarat turpināt strādāt. Pat īstermiņa problēmas, piemēram, strāvas padeves pārtraukums vai datora darbības traucējumi, var sabojāt jūsu biznesu, ja nevarat ievērot klienta noteikto termiņu vai efektīvi apstrādāt pasūtījumus..

Lielu notikumu plānošana
Dabas katastrofas, terorisms, pilsoņu nemieri vai slimību uzliesmojumi var postoši ietekmēt gan lielos, gan mazos uzņēmumus, un pat vislabākie plāni var apgrūtināt atsevišķu uzņēmumu īpašniekus panākt, lai viņu bizness atkal darbotos patstāvīgi. ASV mazās uzņēmējdarbības administrācija savā tīmekļa vietnē piedāvā plašu informāciju par biznesa katastrofu plānošanu, kā arī informāciju par valdības programmām, kas var palīdzēt uzņēmumu īpašniekiem atjaunot darbības pēc tam, kad kāds nopietns notikums rada traucējumus sabiedrībā.

Plānošana negaidītajam
Pie tādām lietām, kas var traucēt jūsu spējai veikt darbu, ir strāvas un komunikāciju kļūmes, aprīkojuma kļūmes, slimības, ievainojumi un ārkārtas situācijas ģimenē. Kaut arī daži no šiem apstākļiem ir neizbēgami, jūs riskējat zaudēt klientus un klientus, ja nespējat ievērot termiņus, savlaicīgi nosūtīt produktus vai vienkārši nodrošināt parasto pakalpojumu līmeni..

Šeit ir dažas idejas parasto scenāriju pārvaldībai:

• Nosakiet vietas, kur var nokļūt tiešsaistē. Pārbaudiet savu apkārtni, lai uzzinātu vietas, kurās ir pieejams WiFi un ļauj klientiem ilgstoši izmantot pakalpojumu. Kafejnīcas, kopēšanas veikali, kuģniecības veikali un publiskās bibliotēkas ir visas iespējamās vietas, kur atrast WiFi. Draugu un ģimenes mājas var būt arī labas vietas, lai nokļūtu tiešsaistē - tikai pirms zvanīšanas noteikti piezvaniet un pajautājiet! Nosakiet vairākus darbam draudzīgus karstajos punktos jūsu reģionā un pierakstiet to darba laiku, lai netērētu laiku, dodoties no vietas uz vietu, kad jūsu internets samazinās..
• Ieskatieties platjoslas pakalpojumā Pay-As-You-Go. Izmantojot USB modemu un plaši pieejamu platjoslas pakalpojumu, jūs varēsit palikt mājās, ja parastais interneta pakalpojums izslēgsies..
• Rezerves tehnoloģija. Lai gan ir laba ideja saglabāt failu un projektu dublējumus, jums vajadzētu būt pieejamai arī dublēšanas tehnoloģijai, ja jūsu dators darbojas uz friziera. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir iegādāties lētu klēpjdatoru vai netbook, ko varat izmantot, ja primārais dators nokrīt. Lai gan jūs varat turēt vecāku darbvirsmas modeli uz rokas, tas nav pārnēsājams vai uzlādējams, kas padara to bezjēdzīgu, ja vienlaikus rodas datora darbības traucējumi. Varat arī izpētīt rezerves pakalpojumus, piemēram, Backblaze un Mozy.
• Pērciet nepārtrauktu strāvas avotu (UPS). UPS var aizsargāt jūsu mašīnu no strāvas pārsprieguma un dot jums pietiekami daudz laika darbvirsmas sistēmas izslēgšanai, kā arī ātri nosūtīt e-pastu klientiem, lai viņi zinātu, ka kādu laiku būsit bez enerģijas. Amazon var atrast nepārtrauktus enerģijas avotus, sākot no 50 USD.
• Saglabājiet svarīgas informācijas drukātu kopiju. Ieteicams ir klienta kontaktinformācijas cietā kopija, lai jūs varētu ar viņiem sazināties pat tad, ja nevarat piekļūt internetam vai datora failiem..

6. Ziniet, kad ir pienācis laiks pāriet jaunā telpā

Lai arī daudzi cilvēki veiksmīgi pārvalda mājas biznesu, jūs varat nonākt līdz situācijai, kad vairs nav praktiski strādāt no mājām, vismaz uz pilnu slodzi. Varbūt jums regulāri jātiekas klātienē ar klientiem, jāuzglabā daudz inventāra vai jāstrādā vidē, kurā ir mazāk uzmanības..

Apsveriet iespējas kopīgi strādāt, kas ļauj noīrēt galdu koplietojamā biroja telpā, ja nevarat atļauties vai nevajadzēs pilnu biroju. Daudzas sadarbības telpas ļauj iznomāt telpas atbilstoši jūsu vajadzībām, tāpēc jums nebūs jāapņemas noslēgt pilnu darba laiku, ja viss, kas jums nepieciešams, ir vieta, kur mēnesī pāris reizes satikt klientus. Vēl viena iespēja ir biroja koplietošana, kas ļauj jums sazināties ar citu biroja īrnieku vai īpašnieku, lai dalītos biroja izdevumos.

Nobeiguma vārds

Izstrādājot mājas biroju, kas darbojas labi, izaicinājumi darbā ar mājām un atalgojums var palikt līdzsvarā. Paturiet prātā, ka neviens birojs pats nedarbojas. Labu lēmumu pieņemšana un pašdisciplīnas ievērošana palīdzēs jūsu biznesam noritēt nevainojami tālajā virzienā.

Kādi ir jūsu labākie padomi, kā efektīvi uzturēt mājas biroju vai darbvietu?